人力資源 專業工作者的 授權思維 – Hanes ＠ 2022/10/7。 2024/3 補充
做好授權，如魚得水；無法授權，累死自己！
相信所有專業的人資工作者們，一定都很常遇到「授權」議題。
- 如何把自己的工作妥善授權，與他人合作，並適時掌握進度、交出成果。
- 如何把「授權技巧」教導給新進、甚至是資深主管，幫助他們在工作中能夠更有效率地展現績效。
因此，我想借用 EMBA 雜誌第 424 期裡頭一篇關於「學會授權」的文章，再輔以敝公司實務作法，與大家分享人力資源專業工作者必備的授權思維。
今天的商業環境變得越來越複雜，也更加動態多變；領導人每天要做的決定越來越多，也面臨更大的時間壓力。
一項研究指出，「做決定」耗費了領導人很大一部分的時間，以高階主管來說，約有 70% 的時間都在做決定。
正因為如此，授權部屬做決定變得格外重要。
藉由授權，可以讓自己釋放出寶貴的時間資源，讓自己有時間思考公司未來方向、做更重要的事；也能幫助部屬成長，學習獨當一面處理事情。
該如何授權
主管可根據作決定的「頻繁程度」、「風險」、「重要性」將決定分類，針對「常見、頻率高」的，以及「規模與影響程度」有限的來做授權，指派給可靠的部屬來做決定。
雖然這些決定並不是最大或最複雜的，但它們卻很頻繁的出現，長期積累下來也可能會造成重大影響。
通常在公司裡，能夠授權給部屬做的決定不多，因此許多員工不知道，哪些是他們可以自己決定，哪些不行。此時，主管要扮演關鍵角色來支持部屬做出正確決定。
其中一項關鍵是，協助部屬發展管理能力，讓他們有採取行動的實際權力。
主管要將部屬做決定時所需要的工具給他們，也要適度引導，並且關心後續的行動過程與結果。
在正確時機，適時引導部屬，是一項非常重要的領導技巧。本文列出四種管理模式，我們可以思考自己是屬於哪種模式，以及該如何做出適當調整。
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直昇機與微管理主管
大部分主管不是直昇機，就是微管理型主管，他們都喜歡掌控所有的事，過度干涉部屬做決定。
有些主管認為，部屬不夠可靠，或者沒有能力做出好的決定。如果他真的沒有能力，微管理可能是比較好的作法。
但長期下來，可能會讓部屬變得更無法獨當一面，不但會花費主管更多時間和精力，部屬也會覺得被低估，沒有參與感。
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啦啦隊長主管
這類型主管，不太會介入部屬的工作，而是在一旁幫部屬加油。他們不會出面做決定，只會偶爾在需要提振士氣時出面。
啦啦隊長型的領導有幾個陷阱，當領導人很少參與決定，但有一天卻突然介入時，可能會讓部屬覺得自己能力受到質疑。
主管若只在最後關頭才介入，這些有能力的部屬，可能得不到適當的教練和培訓。
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教練型主管
教練型主管參與每件事，但不會直接處理，也不會直接告訴部屬該怎麼做。
他們會提供一些引導，讓部屬自己做決定。這個方式大家都懂，但是知道和做到之間，往往會有很大差距。主要是因為有三個常見的挑戰：
- 必須挑戰根深蒂固的公司規範：「授權他人」是需要經過學習的能力，公司制式規範往往會讓授權變得困難。
- 必須花費大量時間：高品質的教練，往往需要花費大量時間。但這段過程可能會讓做決定的速度暫時變慢，並且增加主管的工作量，因而放棄想要授權的念頭。
- 部屬缺乏能力或幫助：當主管放手，讓部屬做決定時，很容易遇到部屬缺乏解決問題與評估風險的能力。若主管又因業務繁忙無法提供適時幫助，整個授權行動就很容易以失敗收場。
尤其，在有些公司成功時所獲得的獎勵，往往比不上失敗時的處罰。此時授權與賦權對部屬和主管來說，都很有風險。因此這四種領導類型沒有對錯，只有適合與否。
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授權的常見挑戰
根據研究，透過教練方式成功授權他人的主管，做出好決定的可能性，比沒有授權的主管高出將近四倍。
被賦權的部屬，也會更積極參與認真工作，對公司產生更高的忠誠度。若公司希望主管能順利授權，有五點需要特別注意：
1. 確保公司有明確易懂的策略：
這可讓授權行動變得更加容易，讓每個人都知道公司想達成的目標，使得團隊可以朝同個方向前進，毋須領導人隨時監督。
這是良性循環所造成的「正向飛輪效應」。
在我所任職公司，我們有各層級會議，從集團視訊連線大會，到各部門的小組會議，由領導人直接對所有同仁溝通，資訊透明通暢，確保大家都能清楚接收到公司的策略方向。
2. 清楚定義每個人的角色與責任：
好幾年前，我曾邀請張文隆老師來跟集團所有主管講解說明「什麼是當責？」之後公司就把「ARCI 阿喜法則」納入管理制度中。所謂「ARCI法則」，就是指專案推動時的四種角色：
- A – Accountable 當責者，需要負起最終責任，每一個活動任務只能有一個 A；
- R – Responsible 負責者，實際完成工作任務的 Doer；
- C – Consulted 諮詢者，做出最終決定或行動前必須諮詢的對象，可能是上司主管或外部專業人士；
- I – Informed 告知者，任一決定或行動完成後必須通知的對象，可能是老闆、各部門主管同仁、利害關係人或後續接手人。
經過多年不斷練習以後，公司主管們都能很熟練地運用，把團隊角色和責任定義清楚，確保事情可以被完成，並能提出具體成果。
3. 培養部屬做決定的能力：
公司願意投資主管，幫助主管建立起領導力與教練技巧，以及培養問題解決的能力。當主管具備教練領導力，自然可以幫助部屬做出好決定。
4. 建立賦權導向的文化：
在敝公司，企業領導人以身作則，將賦權心態與行為注入公司文化中。當所有主管看到這是可行的、是會被鼓勵的，自然也就更有信心來做授權。
5. 認清哪些決定比較不重要，不需要介入：
主管沒有時間自己做每一項決定，所以應該花一點時間來判斷，哪些事情值得他們注意、非他做不可；而哪些事情可以分派給有能力的部屬處理。
我們持續宣導「時間管理四象限」，特別強調一位績效良好的主管，通常是把寶貴時間資源，放在「重要卻不緊急」的工作項目中。這是很好運用的工具，簡單不複雜，可以很快幫助主管做出最佳判斷。
如果說，有自主權的員工是空中自由飛翔的風箏，那麼公司策略、目的和價值觀，則是約束它的那條長線。
當策略越明確，組織的目的與價值觀越深入人心，風箏線就越強韌。
當主管學會授權，並且能善用授權，此時員工不只會說：「我知道你要我做什麼，而且理解是因為什麼」；同時，更能肯定地說「我會去做！」
Hanes
論壇補充：
授權是什麼？
授權是指將權力分配給另一個人（通常從主管分派給部屬），以執行特定活動。同時也是將工作分配和委託給另一個人的過程，是管理領導力的核心概念之一。
該過程涉及管理人員決定他們應該自己完成哪些工作以及應該將哪些工作委託給其他人完成。
從管理的角度來看，授權涉及將專案責任轉移給團隊成員，讓他們有機會以最少的干預有效地完成工作。
與有效授權相反的是微觀管理，主管提供過多的輸入、指導和對授權工作的審查。
授權部屬做出決定：將決策權和對結果的責任從一個組織級別轉移到另一個較低的組織級別。
然而，對工作結果的一定程度的責任仍然由最初委派工作的人承擔。
有人可能決定委派的原因有很多。這些包括：
- 讓自己按照自己的節奏去做其他事情
- 讓最有資格的人做決定
- 尋求另一個有資格的人對某個問題的看法
- 培養他人處理額外任務的能力。
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授權被廣泛認為是有效管理的基本要素與有效的管理工具。
授權能力是有效管理的一項關鍵但不易培養的技能。 有許多因素有助於管理者進行有效的授權。其中包括：
- 承認和尊重他人的能力；
- 評估任務並溝通他們如何適應大局；
- 匹配人員和任務；
- 提供支持和鼓勵；
- 容忍模棱兩可和不確定性；
- 將失敗解釋為學習的關鍵。
由於組織是如此複雜且動態的實體，目標的成功在很大程度上取決於如何有效地授權任務和責任。
高績效團隊的授權模式？
授權是建立高績效團隊的重要手段之一。授權是指將決策權和控制權下放給部屬的過程。授權可以賦予員工更多的自主權和責任感，激發他們的創造力和積極性，從而提高團隊的績效。
高績效團隊的授權模式具有以下特點：
授權程度高
高績效團隊的領導者通常會給予部屬較高的授權程度，允許他們在工作中做出更多的決策。
授權明確
高績效團隊的領導者會明確授權的內容、範圍和流程，讓部屬清楚自己擁有哪些權力和責任。
授權信任
高績效團隊的領導者會信任部屬，相信他們能夠勝任授權的工作。
授權支持
高績效團隊的領導者會為部屬提供必要的支持和幫助，幫助他們完成授權的工作。
在實踐中，高績效團隊的授權模式可以通過以下方式體現：
賦予部屬決策權
高績效團隊的領導者會賦予部屬在工作中做出決策的權力，例如工作方法、工作流程等。
允許部屬承擔責任
高績效團隊的領導者會允許部屬承擔工作的責任，例如完成工作任務、解決工作問題等。
鼓勵部屬提出意見
高績效團隊的領導者會鼓勵部屬提出意見和建議，參與團隊的決策。
為部屬提供訓練
高績效團隊的領導者會為部屬提供必要的訓練，幫助他們提高工作能力和決策水平。
授權是一把雙刃劍，既可以用來激勵員工，也可能導致失控。
因此，在實施授權時，領導者需要注意以下幾點：
- 領導者在授予授權時，要根據部屬的能力和經驗進行評估，確保下屬能夠勝任授權的工作。
- 領導者要建立有效的監督機制，對部屬的工作進行監督，防止出現問題。
- 領導者要及時為部屬提供反饋和指導，幫助他們改進工作。
在實施授權時，領導者需要注意方式方法，以充分發揮授權的積極目的。
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