職能式面談法 – 專業面試技巧

找到對的人，或是發現求職者不合適，這兩者都是企業方成功的面試 — HR Sensei

不少中高階主管/企業主等到公司業務拓展或是部屬離職時，才發現招募人才並不是一件容易的事。除了好的人才稀有之外，面試無法真正辨識人才更是一大挑戰。我們經常被問到的問題就是，如何在面試中問出求職者的真正狀況，減少面試的誤差，避免透過面試官的主觀經驗判斷或是刻板印象來做決定。

職能面談法 或 職能式面試技巧

（Competency Questions for Interviewing），可以大幅解決面試官這個困擾。

Job Interview – Wiki

越來越多的企業面試官，高度依賴職能式面試技巧，來區分面試者是否適合企業的職缺。

在面試者的履歷中，以及從招募接觸開始一直到電話面試，面對面的面試，過程中可被記錄大量的訊息。其中求職者的教育背景，工作經歷，以前的雇主，每段工作的年資，地點，企業規模，管理團隊大小等等，這些訊息對於幫助面試官篩選『不合適』的人非常重要，也是評估是否合適的重要基礎。

然而在面試階段，光是這些事實，時間或是數據是不夠的。面試者的『職能』是否匹配職缺，才是留下『合適』人才的關鍵所在。面試官可以在求職者的真實工作生活中，如何在特定情況下充分利用其技能與經驗，處理實際問題，困難是什麼，最後結果是什麼等等，讓面試官有機會從中觀察求職者的表達能力，講述過程的邏輯性，是否接近事實，或是有捏造可能，以及最重要的，是否描述出某幾個符合期望的關鍵要點。

職能式面試範例

1. 『告訴我你最近一次處理團隊衝突的經驗？』
2. 『告訴我你最近一次處理績效表現不好員工的經驗？』
3. 『告訴我你的同儕或是主管不認同你的表現，給你挑戰與壓力時，你是如何處理的？』
4. 『告訴我你最近一次處理部屬士氣不佳的狀況？』
5. 『告訴我你最近一次處理部屬離職的狀況？』10秒後記得追問此部屬的績效表現，並依此判斷後續回覆。
6. 『告訴我您必須處理許多相互衝突的重要專案，每個的 Deadline 都快到了？』
7. 『告訴我你最近一次向上管理的經驗？』
8. 最近一次帶領團隊達成業績目標的經驗？……….怎麼做到的？……….等其他延伸問題。
9. ………………………………..還有很多。

職能面試問題是面試官區分求職者是否適合其組織，區分多位不同候選人具有相似能力，背景或經驗的有用方式。

連鎖挖掘職能問題

利用上述職能式面試技巧問第一個問題後，接下來，面試官依據求職者的描述，如何接著問，亦是面試結果是否成功（成功找到對的人，或是成功發現求職者不合適，這兩者都是企業方成功的面試）的關鍵因素。

連鎖問題的範例

• 5W2H，這是最基本的

延申出

• 怎麼做到的？
• 為什麼你要這樣處理？
• 有什麼人協助？……..怎麼協助的？
• 你的心得？
• 如果重來一次？你會怎麼做？

如何結構化，系統化的連鎖詢問與挖掘職能問題？請服用 STAR。

STAR 面試結構

一個最常在面試，職能訪談，績效面談等場合使用的工具

STAR 是 Situation（狀況描述）, Task（當時執行的任務）, Action（做了什麼）, Result（結果是什麼）的縮寫。

• SITUATION: 讓求職者說明事件的背景，問題，挑戰，以及他當時的角色。
• TASK: 當時公司或是組織賦予他什麼樣的職責，任務，工作項目，或是專案來處理上述狀況。
• ACTION: 他做了什麼事情，採取了什麼策略，作法，行動。如何做，以及為什麼。
• RESULT: 最後的結果是什麼？求職者工作的影響是什麼？造成了什麼不同？如果有機會重來，想改善什麼？

減少偏誤，刻板印象，理解偏差

先舉最常見面談偏誤，光暈效應

– Halo Effect
-描述：如果你看到一個人有正面的特質，這種正面的印象會蔓延到他其它的特質上。 （該效應也適用於反面特質。）
-案例：“這位求職者英文流利，其他職業能力必然不會差到那裡去”

面試主官務必先理解人類常見的哪些偏見，再自我評估，覺察與改善。

大力推薦閱讀

馬斯克提醒 – 50 種認知性偏差 – 理解偏見，做最好的自己

透過職能式面試技巧中的發問法，以及 STAR，可以大幅增加面試的有效性，是各級面試官值得採用的技巧。

此外，進階的企業，通常也會發展專屬的職能模組，匹配不同的部門職位，來提高人才適才適所的機會。

職能是什麼？

職能是指一個人在工作中所要具備的專業或通用能力和知識；專業能力和知識是指在某一特定領域所需要的特殊技能和知識，而通用能力和知識則是指在任何工作中都可能需要的通用技能和知識。

職能的實務案例：

客戶服務代表的職能

包括溝通、解決問題和人際關係。客戶服務代表需要幫助一位不滿意的客戶解決問題。要求客戶服務代表能夠有效地溝通，理解客戶的需求，並找到一個解決方案。

軟體工程師的職能

包括程式設計、問題解決和團隊合作。軟體工程師需要與團隊合作開發一個新軟體。要求軟體工程師能夠有效地溝通，與他人合作，並解決複雜的問題。

銷售代表的職能

包括銷售、溝通和人際關係。銷售代表需要向潛在客戶推銷產品或服務。要求銷售代表能夠有效地溝通，了解客戶的需求，並提出有說服力的銷售論點。

職能的實務案例可以來自各種來源，包括書籍、文章、網站和案例研究，例如職能協會：https://www.federalregister.gov/agencies/national-skill-standards-board

推薦閱讀：