外派實務：行前準備與訓練人力資源發揮的關鍵功能

外派人員出發前的問題

員工緊急敲著你的門。這是蒂芙尼，她告訴你（你是她的人力資源經理），她被選中執行一項跨越半個地球的任務，興奮得喘不過氣來。

她說她 “有一百萬個問題。”

此時，一些人力資源專業人士可能會沮喪地想知道她可能會提出什麼問題。但你內心微笑，你已為這種情況做好了準備。

這是關鍵的出發前時期，介於外籍人士選擇和登陸外派國之間。

如果處理得當，外籍人士抵達後遭受文化衝擊的風險就會大大降低。他們也不太可能表現不佳、提前結束任務或離開去其他地方工作。

正如一位外派工人向研究人員解釋的那樣，“搬家是一種迫使個人完全信任公司的經歷。”

在本文，我們看到了可以在出發前解決的個人和業務問題。我們也討論出發前訓練的最佳實務。

個人關心的問題

首先，您對蒂芙尼說，讓我們來討論一下您搬遷的相關公司政策和流程。

在接下來的一個小時內，您討論了她的薪資以及她的搬遷方案。

你們討論了生活成本的調整，以確保她的生活品質不會下降，即使是被派往世界上更昂貴的目的地。

您也與蒂芙尼討論住宿事宜。這是組織需要解決的最重要領域之一。

如果對「家」是什麼樣子沒有基本的了解，外籍人士可能會想像最壞的情況，並對細節感到壓力。

其他需要考慮的問題包括她抵達後將被安置在哪裡以及居住多長時間？

另外，準備好討論在尋找永久住所方面提供哪些協助。

例如，當我到達盧安達時，我從雇主那裡獲得了一個月的免費高端住宿。其中包括自願與當地同事住在一起兩週，他向我提供了有關我的外派國及其文化的內部知識。

對於永久住房，我主要是靠自己，儘管人力資源部門確實為我聯繫了一位房地產經理。

相較之下，我幾年前抵達吉爾吉斯坦在一所小型大學工作時的流程較不正式，但效率卻絲毫不減。在那裡，我最初住在我主管的家裡。同時，人力資源部主管陪同我參觀了出租公寓。

因此，支持可以有多種形式。每個組織都是不同的，員工的需求也是不同的。最重要的是透明度。國際員工需要知道公司將在哪些方面為他們提供幫助以及他們需要在哪些領域採取主動。

外派國生活簡報清單

其次，無論你是單獨與蒂芙尼或與她一起前往的任何同伴，您都可以討論外派國生活的細節。這是一個所有外籍人士都需要討論的簡單清單。

這包括：

抵達外派國家的移民程序
工作簽證和其他行政問題
衛生問題（如有），例如飲用水、食源性疾病等
個人理財和當地銀行業務，包括如何開設新的銀行帳戶
醫療 – 醫療設施與國際醫療保險
交通 – 員工如何上班？是否需要汽車，或者公共交通是否廣泛？
隨身攜帶什麼 – 從衣服到家具到寵物
外派國安全風險，從自然災害風險到暴力犯罪，到性別或多樣性問題。
兒童的教育和選擇
配偶就業機會與安排
購物
氣候

為新角色做準備

解決了個人問題後，您和蒂芙尼討論了她的新工作職責。這並不是無謂的擔憂。對新工作職責缺乏明確性是外派失敗的最大原因之一。職責不明確所帶來的壓力也會降低工作滿意度，增加國際員工收拾行李離開的風險。

因此，您討論她的績效評估將如何進行，並確保與外派國主管協調，將其與她的新家、文化和環境結合。在更廣泛的層面上，她了解了當地商業法以及與當地合作夥伴打交道的建議。

為了進行更深入的了解，您可以為蒂芙尼提供「參觀」參觀她未來的家的機會。搬到一個從未見過的新鄉村往往是一種情感上的飛躍。在大動作之前掌握這些第一手知識可以大大減少焦慮。

提早到訪讓蒂芬妮和隨行家庭成員可以輕鬆進入流程，開始尋找住房，參觀孩子的學校，並結識當地人和同事。蒂芙尼還可以見到她未來的同事和主管，更了解她的職責。

如果無法進行實際訪問，可以用「虛擬訪問」代替。例如，在接受調往佛羅裡達大學研究生院的邀請之前，我在匈牙利布達佩斯的住所與十幾位未來的同事和主管透過視訊進行了交談。一位親切的同事甚至透過手機視訊通話帶我參觀了校園。

實踐經驗無論是親自、虛擬訪問或與最近從外派國返回的員工一起，蒂芙尼還可以參加非正式的簡報會。

正如學者希拉里·哈里斯（Hilary Harris）所寫，

“可以說，有機會與熟悉外派國的人會面並討論外派國的情況，也許是公司的其他員工從那里或剛剛回來，是最便宜和最好的準備形式之一。”

Mentoring 是讓蒂芬妮為即將完成的任務做好準備的另一種方法。

這包括在蒂芙尼離開之前指派她開始與與她未來角色相關的人和想法互動。審查報告、與外派國工作人員溝通以及參與其結果都有助於蒂芙尼在抵達前做好調整。

抵達後，公司可能會安排蒂芙尼的任務與另一名仍在執行任務的外籍人士部分重疊。正如哈里斯所寫，

這具有顯著的優勢，可以讓一個人向另一個人介紹情況，將他們介紹給重要客戶、政府官員等，並 ‘向他們展示工作環境中的訣竅’。

然而，這些重疊可能難以組織、成本高昂，並且會導致對誰負責的混亂 — 因此建議仔細規劃。

跨文化訓練

概述後，您將注意力轉向行前訓練。

在我們關於文化衝擊的文章中，我們討論了幾個主要的文化角度。這些角度共同揭示了國家文化的不同方式 — 這個文化更加個人主義，那個文化更加階級化，等等。

這些措施上更大的文化差異預示著新來的外籍人士將面臨更極端的文化衝擊。然而，人力資源部門可以透過提供跨文化訓練讓國際員工更加熟悉文化差異。

因此，跨文化訓練可以從向受訓者提供最重要的文化維度的概述開始。此外，優質的跨文化訓練師讓參與者了解這些文化維度如何影響商業實踐。

雖然有很多方法可以做到這一點，但一種有效的方法是討論與世界各地相關的廣泛商業影響（例如，對於一般的集體主義者），但也包括對文化實踐如何發揮作用的精細分析國際工作人員即將搬遷到的外派國。

訓練有素的全球公民不僅能夠識別和標記差異，而且還能夠以適合文化的方式主動做出反應。

跨文化訓練的三步驟過程可概括如下：

第一步：對每個主要文化進行概念性概述
第二步：討論與每個文化相關的一般商業慣例
第三步：討論外派國的具體文化和商業慣例

跨文化訓練的三個步驟，我們以個人主義和集體主義為例，可以看到這三個步驟的過程是如何展開的。

在第一步中，學員獲得對個人主義和集體主義的概念性理解 — 例如，學習個人主義者和集體主義者的基本定義和社會影響。

舉一個例子，學員可能會了解到集體主義者往往擁有強大的社交網絡並與大家庭保持密切的聯繫。相較之下，個人主義者的直接關注往往集中在自我和核心家庭。

在第二步（商業影響）中，學員可以了解個人主義者和集體主義者在工作場所的激勵方式有何不同。例如，集體主義者傾向於對群體激勵做出更好的反應，而個人主義者則更喜歡獨立成就的獎勵。

此外，研究表明，個人主義者更有可能搭便車參與團隊項目，比單獨工作時投入的精力更少。相較之下，集體主義者在與自己團體的成員合作時往往會合作得很好。然而，當他們被分配與局外人一起工作時，他們的搭便車水平與個人主義者相當。

在第三步中，學員討論了對外籍人士所在國的影響。例如，他們可能會討論在同質化和集體主義的日本，團隊成員如何傾向於有效率地合作。或者在更多元化的國家，例如哥倫比亞，集體主義者更容易受到搭便車效應的影響。

跨文化研究人員對幾乎每個國家的每個文化層面進行了評估，Hofstede Insights 等工具允許任何人查找國家結果。這對於跨多種文化互動或在多元化社會工作的員工尤其重要。

例如，想像一下，一名在澳洲工作的國際員工得知明天她將前往加納。即使沒有經過專門的訓練，她也可以利用自己的文化知識來快速（如廣泛地）了解西非社會最重要的文化指標。

太少、太晚值得注意的是，這裡沒有討論其他相關的文化向度，包括與溝通方式相關的文化向度。同樣，準備外派的工作人員可能需要外語訓練。針對外派國和外國人的敏感度訓練可以最大限度地降低多元化工作場所的風險，並發揮其好處，例如提高創造力和改善群體決策。

儘管訓練的選擇有很多，但研究表明，許多外籍人士（包括超過 70% 的北美外籍人士）在出發前很少接受或根本沒有接受訓練。

此外，只有 10% 的經驗豐富的管理級國際員工接受過跨文化訓練。儘管他們擁有技術經驗，但大多數人表示他們對與外派國國民的互動準備不足。

當文化差異很小或語言相同時，不少企業可能會更吝惜訓練。

然而，即使文化之間的微小差異也可能產生重大影響 — 當外籍員工抱有不切實際的期望，認為他們的生活在抵達後不會有什麼改變時，情況就更是如此。

例如，洛杉磯一間辦公室的負責外派工作人員報告說，澳洲員工在抵達後短短一周內就遭遇了「文化大震驚」的經歷。

你可能會擔心訓練費用的成本，但如考慮到接受訓練的國際員工的高好感度 – 事實上，研究人員幾乎一致認為，精心設計的出發前訓練是值得的。

正如我們將在下面看到的，接受很少或根本不接受訓練的後果之一是外派失敗率更高。

此外，即使是那些接受訓練的人也經常報告說他們的訓練缺乏嚴格性。

正如一位被派往日本的英國投資銀行家告訴研究人員的那樣，“我認為在（訓練中心）的兩三天並不足以幫助理解我現在認為是世界上最微妙的文化……” 。也許需要四到五個星期。

一位被派往越南的 IT 經理解釋說：「我對搬遷前簡報的最大批評是，我一到這裡，它們就已經過時了……我認為做簡報的人並沒有真正了解最新情況。」這裡發生了什麼。”

最後，一位女性行銷主管告訴研究人員，「在我來到這裡之前，我的性別從來都不是問題。而且，我必須說，培訓中心確實沒有讓我做好應對自從來到這裡以來所遇到的問題的準備。”

當然，企業可以從訓練支出中省錢。然而，研究表明，

接受過嚴格訓練計劃的外籍人士留在其組織的可能性比接受不太嚴格培訓的外籍人士高出 70%。這意味著組織透過訓練支出可以節省人員流動成本。

該計劃需要多嚴格？這取決於外派國和母國之間的文化距離、溝通挑戰的程度以及角色的複雜性。

對於人力資源部門來說，這在很大程度上並不奇怪。相反，挑戰可能是獲得管理層的支持，以製定支持因國際任務而離職的員工所需的全面計劃。

但我們不要讓完美成為美好的敵人。用你所擁有的做你能做的事，記住蒂芙尼的敲門很快就會到來。

About the Author
Dr. Thomas J. Bussen, with a Doctorate of Business Administration, JD, and MBA, is an Assistant Teaching Professor at Miami University’s Farmer School of Business, and a former professor at the African Leadership University and the American University of Central Asia. He is the author of several books, including Shaping the Global Leader and Compliance Management: A How-to Guide. His latest book, Enlightened Self-Interest: Individualism, Community and the Common Good, makes the case for a more inclusive and equitable professional mindset and is expected for release in 2023 with Georgetown University Press.