工作素養 – 職場工作者的基本素養

工作素養 – 職場工作者的基本素養

這些條列的工作標準，是許多職場前輩的心血結晶。但有些要看場合，請酌量使用

文件

1. 文件別全形、半形字跟標點符號混雜。
2. 投影片要上頁碼，Feedback Q&A 才知道要討論哪裡。
3. 文件條列式編碼不要要自己打，要使用預設編碼功能。
4. Ctrl+S 隨時存擋、Ctrl+Z 復原、Ctrl+Shift+V 去格式貼上等快捷鍵很好用。
5. Word 換頁不要一直按 enter，用分頁符號/Ctrl + Enter。
6. 進階：學會 Vlookup 怎用。
7. 複製貼上要懂得用文字編輯器洗掉格式；至少要用 Ctrl+Shift+V。
8. 文件正確的使用標點符號，還有善用 tab 鍵。
9. 文件要使用追蹤修訂、修訂建議功能。 使用方法
10. 檔案名稱命名對於版本管理很重要。 參考資料
11. 如果文件內容要對方拿去用的，不要給對方 PDF 檔，除非你就是要折磨他（若是要給對方列印的，給 PDF 檔格式才不會亂）。
12. Word 裡面請用段落排版，不要拉尺規。
13. Excel 表格要置中對齊。
14. Word 和 PPT 請避免用新細明體（老闆跟公部門可以是例外）。
15. Excel 檔的不同工作表要看，很多檔案不是只有開起來看到的那張工作表，還有別張。
16. 文件丟出前請檢查一遍有無錯字。
17. 文件中的數字，尤其是金額，請養成千分位逗點的習慣。

信件

1. 搞懂密件副本，不要寄一封信結果讓所有收信者都知道大家的 E-mail 了。（通常是對外部時）；對內部有時反而是要 CC 所有相關人士以便後續收件者全部回覆。
2. 使用簽名檔，第一次寫信給別人，請自己先介紹自己。
3. 不要每封 E-mail 回覆都要換標題。
4. 回覆 E-mail thread 時從最新的那封回覆起。
5. 信件記得寫主旨 / 寫有意義能搜尋到的主旨。
6. 收到那種寄給全部門的信，回信時不要按回覆全部人。
7. 在信件中先簡單解釋一下重點，不要只寄一個空白信加一個附件。
8. E-mail 不是寄了就是表示對方看了。
9. 寄合約回對方公司請不要寄到對方的負責人。
10. 電話中要留對方 E-mail 時不用問是大小寫。E-mail 沒有區分大小寫，都收得到，請輸入小寫就好了。
11. E-mail 個人訊息要記得改，不要把私人暱稱或是不正式的照片放在上面。
12. 客戶叫做 Cathy 的很多個，使用 E-mail address 快速記憶鍵入時，記得看清楚寄給哪個 Cathy，不然把機密文件寄錯客戶就死定了。
13. 善用收回信件功能。
14. 寫信開頭請不要用 Dear! 用 Hello 比較安全，Hi 次之。
15. 不要濫用驚歎號，建議也不要濫用點點點。
16. 寫 E-mail 請不要只會複製貼上前人的回應，只改個署名，不要當個機器人。
17. 信件內文要看完不要只看主旨。
18. 一封信裡面，字體大小顏色都要統一。

溝通

1. 不要回：「恩恩」，請回「ok」、「好的」；不知道回什麼就回「謝謝」。尤其跟主管說話不要說「好喔」。
2. 如果有緊急事情要去聯繫，請不要說「我已經發 E-mail 了，可是對方都沒回」，「我有打桌機了，都找不到人」，是在哈囉? 既然緊急，就是要找到人為止，不要說我有找了，你找到人了嗎? 就是要打手機、傳簡訊（如果 Line 也已讀不回的話）。
3. 私下文字溝通一定要加波浪，才不會讓別人覺得太兇。
4. 跟客戶和主管溝通重要事項和傳檔案一定要寄信，不是以為只丟 LINE 就結束了。
5. 跟女性應對，就算覺得對方年紀比較大，也不要自動喊人家「姊」。
6. 在茶水間吸煙室跟其他部門同事聊 15 分鐘，可以獲得大量資訊。
7. 大多數名詞都可以找到相對應的英文，不要自己發明一個然後沒有人懂你在講什麼。
8. 客戶如果真的用 LINE 傳文件一定要先下載下來，期限過了會無法下載。
9. 重要文件不要用該死的 LINE 傳在公開串。
10. 要打電話解釋自己提供給別人的檔案之前，先把檔案寄出。
11. 不要在網路上抱怨公司/合作夥伴/廠商/客戶的事，需要協助可以直接找主管或公司溝通。
12. 給人聯絡方式時，不要只給張截圖。請把數字文字打出來。
13. 重要的事情直接打電話聯絡；不重要的事情可以用 E-mail 或 SNS（Line 或其他的通訊 APP）。
14. 你是來工作的，不是來交朋友的。不要把同事預設成朋友。
15. 臉書抱怨主管不要開地球。
16. 不要以為同事不這樣做是因為別人比您笨，請先了解整個環節狀況生態流程再提出建議！
17. 跟警衛、櫃檯、掃地阿姨打好關係。
18. 可以一個對話框交代完的就請不要拆成好幾個訊息發 Line。
19. 慎選公司小團體，安全牌是先加入零食飲料購買團。
20. 不要隨便把主管的電話給廠商或客戶。
21. 不要說「收到」，要說「收到，我會怎麼處理、哪時候交」。
22. 不要每次都只問一句「你在忙嗎？你有空嗎？」要告訴我你要幹嘛我才能決定我有沒有空！
23. 不要遇到事情直接回答「我不會」，你可以說「我沒做過但我會試試看，如果我有問題可以請教你嗎？」
24. 不要白目的一直問前輩可以上網查到的東西。
25. 設計人員提出需求或指派設計人員工作，有需要圖片的，是商標的就最好提供向量檔，否則請至少確認檔案夠大，不然會⋯效果很糟，別浪費互相的時間。
26. 要筆記下自己工作內容和進度備詢。
27. 不要在非上班時間找老闆同事客戶，除非有關錢的大事情。
28. 搞清楚（客戶或職場上的）職稱大小，以免失態或得罪客戶。
29. 公司事情上媒體請不要自作聰明的在臉書高論，應等公關部門擬好講稿統一發布。

電話

1. 不管代主管還是同事接電話，或是接到業務電話，請記得留下對方大名、職稱與手機（盡量要到），不要一問三不知來電者何人，讓人不知道事情輕重及如何回應。
2. 轉接電話給主管要先問主管接不接，問的時候先把電話靜音。
3. 幫別人代接電話的時候，不要說他在廁所或他在幹嘛，直接講他不在座位上就好，沒人想知道你同事廁所上多久。
4. 接電話小聲一點，沒人想聽你聊什麼。

主管

1. 做什麼都要 C.C 給主管讓他知道你有在做事 最好附上數據跟圖表 看起來專業點。（事情都要CC給主管，就算是別單位口頭發的需求）
2. 當天臨時請假請用電話跟直屬主管請假，而不是用 Line 交代我明天請假。
3. 記得好事壞事都要定時跟主管主動回報，不要讓主管太過「驚喜」。
4. 如果要出門，請記得自己老闆的職稱。
5. 陪主管出去跟客戶吃飯，請負責張羅碗筷茶水，且請坐在上菜的位子，別白目等著被伺候。
6. 跟主管搭小黃，請先坐進去後座左側或是副駕，右後方是大位。
7. 新人有建議權，但主管有決定權，不要自作主張，搞不清楚是主管說了算。可以勇於提出意見，但意見如果不被採納，照主管的指示去做就是了，因為責任和風險是主管要扛的、要面對的。
8. 遇到問題要說，沒遇到問題，事情做好也要主動回報。
9. 主管交辦的事項，如果沒有壓日期、而新人自己也沒問死線是何時，那就是當天下班前要交，沒完成也要跟主管講一下進度與難處。
10. 知道大老闆的名字。
11. 同事和主管講好話很高機率是客套，但是他們的批評一定要記住。
12. 當主管要你下班前給資料。假設你的下班時間是六點，別傻傻的真的 17:59 分給，你是要主管加班幫你看資料嗎？
13. 不要一開始就不照 SOP 走。
14. 開始做了不熟的事都要講，也要請人檢查是否正確。
15. 錯誤發生就算不會處理也要出面道歉並且尋求協助，不要讓大家幫你擦屁股。

開會

1. 開會前先把通訊軟體都登出，免得講到一半忽然蹦出通知，尷尬。
2. 菜鳥寫會議紀錄，如果有 Follow up 事項，壓的日期要由有決定權的人拍版而不是讓與會者隨便糊弄。
3. 線上開會沒要說話的話記得保持 Mic 靜音。
4. 會議準時出席。

行政

1. 發票等重要文件要寄掛號，不是平信；寄給公司請在信封上寫公司收，並標註是發票，不要直接寫老闆名字 XXX 收。
2. 手寫發票先寫好金額數字、統編、再寫抬頭。
3. 抬頭統編請存在自己的手機記事本和名片上。
4. 匯款不要自己扣手續費，會計會對不起來。（更好的做法是在 E-mail 附上單據，說原款項多少，對方是否有註明手續費由誰支付）
5. 要人家匯款時請提供銀行名、分行名、帳號、正確的戶名。
6. 不要寄方向不對的掃描檔出來。
7. 學會影印機該怎麼用，不要老是問人。
8. 訂 KTV 時自告奮勇。
9. 不小心關掉網頁可以按 Ctrl+Shift+T
10. 便當不能整間公司都訂一樣的 精華細節如下：
    • 計算便當數量（要不要多訂、配合中後段才到的人另外訂）
    • 評估特殊需求（有的人吃全素、有的人不吃牛、有的人海鮮會過敏）
    • 選擇店家（能否配合我們要的數量外送，太多太少都可能會被打槍；大家吃膩了沒）
    • 電話聯繫與決定菜色（通常因為會叫外送業者提早送到，所以要考慮到食物一定會冷掉，會吸收湯水的麵點、冷掉會顯得油膩的炸物就不適合作為會議便當）
    • 便當送到一定要核對金額數量、有無報帳收據！拿到後馬上分類以減少拿錯便當的可能（尤其是前有第二點的特殊需求時）
11. 廠商報價請確認金額是否含稅。
12. 收好單據，記得時限內報帳。
13. 報價單請寄 PDF 檔，不要寄 Excel 又帶有利潤計算公式的給客戶。

參考資料來源：李柏鋒臉書貼文 眾人回答

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