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【HR新知分享 – 給應徵者:面試結束 後 4 個 Follow Up 的時機與方法】- 作者:Miss Wendy 溫蒂小姐

當你用心準備了一場面談並竭盡全力之後,就是等待公司結果通知的一段未知又漫長的時間。在這段既緊張又怕受傷害的期間,其實不需要只是被動地等待,而是可以有技巧性地,在適當的時機做一些事!

這篇就和大家分享,你有4個最好的時機點用來聯絡/發信給用人主管或HR。


1. 感謝信(Thank you note)

首先,在面談結束前要記得先詢問用人主管和HR,大約什麼時候可以收到下一階段的通知。得知這個時間點的好處,是能幫助你決定後續follow up的最佳時間點。

面談結束的隔天,你可以先發出「感謝信」,感謝用人主管抽空面談。這封信要盡量精簡,除了要提到你所應徵的職位之外,再簡單帶出一件面談時主管提及或關於該公司的事情(例如「我對於您所提到公司所提供的新員工教育訓練與職涯規畫特別印象深刻!」)。最後,表達你很期待聽到他們的回覆

要特別留意的是,不要在感謝信中對你的面試表現或個人資訊做補充說明。感謝信的最主要目的是用來表達你對這份工作的期待,以及感謝這次的面試機會。以溫蒂身為HR的經驗來說,只要收到有禮貌的感謝信,一定是有加分效果的。而且常常我們一天面試好幾場,又或者是團體面試,感謝信可以再讓用人主管和HR再加深對你的印象。

延伸閱讀:【HR新知分享】給應徵者:面試結束前要提問什麼好問題?


2. 跟進信(Follow up note

如果你在預定的日期還沒有收到公司的回覆不要馬上就發信詢問!因為有可能你不是被排在第一順位的人選,但是仍在公司的考慮(候補)名單中。公司可能已經發offer給其他人,但是那也不一定會談成,所以再給公司一點時間吧!

如果在這之後一個星期你還是沒收到回覆,建議發一封簡短(不超過三段)的信給用人主管或HR,例如「我想請問某月某日應徵某職缺的面談結果,請問對於這份職缺您是否有新的消息可以提供?

其他內容則與感謝信類似 – 再次表達你對該工作的興趣、講一些公司的好話,並詢問是否需要提供額外的資訊幫助他們做決定,最後表達期待盡快聽到回覆


3. 更新資訊通知信

在預計收到回覆的日期之前,你還有一次的機會可以主動聯絡公司-當你的工作或求職情況有重大變化的時候。

如果你收到其他公司的offer,而仍在等待你第一志願工作的回覆的話,你可以寫信讓他們知道這件事,並表達說你更希望加入他們。這種情況溫蒂還常遇到的,畢竟優秀的應徵者的確會有很多公司搶著要,這種消息會很有效地給用人主管和HR壓力,迫使我們盡快做決定。

又或是你有一些新的重要工作成就,例如通過新的專利申請、發表專業文獻、獲得重要獎項等與你應徵工作相關的新事蹟,你可以分享這個資訊給用人主管,有可能會對公司的決策會帶來一些影響。


4. 詢問意見回饋(Feedback note

如果你覺得面試進行地很順利,但最後卻沒有拿offer,你可以再發一封信詢問意見回饋

在信中應再次感謝面試官花時間面談,並表達你覺得在面談中談得很愉快,因此想要了解面試官是否可以提供一些建議,以幫助你在未來求職過程中能夠做得更好。

老實說不是所有主管或HR都會花時間回覆你,溫蒂也常因為面試的場次太多或是已經過了一段時間,而忘記面談的詳細情形。

但運氣好的話,還是有機會得到一些有用的建議。或是有時候你只是不適合那個部門或職位而沒有得到用人主管的青睞,HR可以再幫助引薦你到公司其他合適的位子。


最後,求職的過程是漫長又累人的,找到工作所花的時間可能比你預期的還要更久。而且要主動聯絡用人主管或HR這件事也往往讓人感到緊張不安,再加上其實這些follow-up的信對你的求職最多只能帶來一點點幫助。因此建議還是把精力多集中在:多參加業界活動拓展人脈、應徵更多工作、用心準備下一個客製化履歷和面試等,對求職過程較有實質幫助的事情上。

並且要提醒所有應徵者,太過著急或逼人的話反而會降低你得到工作的機會,特別是HR可能須同時處理很多不同的職缺,如果每個人都急著發信追問結果,HR的收件匣很快就會被這些訊息淹沒了呀!

【非經授權請勿轉載】Source: Art Markman 4 Ways to Follow Up After a Job Interview

By |April 3rd, 2020|Miss Wendy|0 Comments

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