Home 專欄 人力資源論壇 訓練與組織發展 高效能 虛擬會議 的 11 個技巧 – 遠程工作或在家工作 會議利器

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    • 小亨利
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      因 COVID-19,我們許多人開始遠程工作(Remote work) 或在家工作(WFH: work from home)使用 虛擬會議。我們聚會,與親友分享歡樂時光,在參與網絡研討會和社交聚會上花費更多的時間。自 2020 年 3 月以來,全球各型企業,訓練機構,團體已經舉辦數千萬場次虛擬線上會議,我們從這些舉辦者的回饋,整理出 高效能 虛擬會議 的技巧!

      https://en.wikipedia.org/wiki/Web_conferencing

      虛擬會議 高效能 準則

       

      準時到達

      參與任何活動準時雖是理想,但在虛擬線上會議中尤為重要。主講者可能會在開始的幾分鐘內對會議守則設定一些期望與規定。遲到沒有聽到而違反這些規定,是對主講者與其他參與者非常不禮貌的舉動。

      問問題技巧

      主講者通常選擇在會議尾段,或直到特定部分或講題結束為止進行 Q&A。想到問題先記錄寫下您的問題,這樣您就不會忘記它們,並在合適的時間提問。

      限制分心的元素

      現在越來越多的人從家裡登錄上網,讓我們分心的誘因增加了。請確保找到一個安靜的位置登錄會議,以確保您能夠集中精神,並限制可能打斷溝通的背景噪音。請關閉設備上的 APP 各項聲音通知。如果您習慣於執行多任務處理,請嘗試拒絕這樣做,直到會議結束為止。專注在會議,才能從會議中得到預期的成果與互動的品質。

      選擇中性的背景

      不要讓您忙碌,雜亂或是五顏六色的背景分散其他參與者的注意力。嘗試找到簡單,素色的背景,或整齊乾淨的背景。您會希望聽眾和觀眾將注意力集中在您所說的內容上,而不是您後面書架上的各種書上。

      規劃照明

      如果您打算在會議期間打開視頻,請確保您的環境光線充足,以便其他與會者可以輕鬆看到您。找到面向窗戶的空間,並確保光源朝向您的臉,而不是從側面或後面射來,讓背景很亮,而您的臉卻是暗黑的。Zoom 最近添加功能,可幫助您改善照明。

      預先測試您的設備

      會議開始之前,請確保花些時間熟悉各種線上會議室的功能。根據線上會議室平台和設備的不同,您須知道如何啟動麥克風和視頻,使自己靜音,以及如何分享您的畫面。如果您擔心線上連接品質,請查看該次會議使用的線上會議室如Zoom的系統要求,並考慮對連線品質測試。

      添加或修改您個人稱呼

      如果可能,請在加入虛擬線上會議的個人帳戶添加或修改顯示名稱。否則您可能會顯示為設備名稱(例如Asus 45XT3, MSI-8863)而不是您的真實姓名。這使得主持人或通話中的其他人很難識別您。

      使用個人圖片或照片

      如果有個人圖片或照片,其他與會者就可以認識您,累積個人知名度,也有助於使會議更具個性化。

      使自己靜音

      在各型會議中,打開多個麥克風會分散注意力,或是過於吵雜導致會議無法進行。務必確保不說話時保持靜音。靜音時麥克風不會拾取任何背景噪音。您可以在獲得發言權時取消靜音,以提問或分享自己的講題內容。

      在通話中尊重他人

      在虛擬環境中閱讀與探索社交線索可能很困難,但這仍然很重要。為避免打擾其他人,請注意那些麥克風沒有靜音的人,或是剛剛開啟的人。這通常是他們即將講話的信號。如果您確實要和某人說話,那沒關係,只需確保讓他們有機會繼續。

      善用聊天室工具

      如果其他人正在講話或發表演講,並且您想發表快速評論或分享一些信息,則最好在聊天室中快速發表您的想法。請注意,在 Zoom, Team 和 Google Hangouts 上,您還可以選擇向特定參與者發送私人訊息。

       

       

      在疫情大流行期間,擴大您的社交與工作網絡並與之保持聯繫,對於我們的工作和幸福仍然同樣重要。 高效能 虛擬會議 的 11 個技巧協助我們的虛擬線上會議更順利進行,是我們創建和維護的聯繫工具,隨著我們大家之間虛擬連接的舒適性與便利性提高,這甚至可能是擴展我們自己連結全球網絡的絕佳時機。

      文章翻譯自 Quantic School of Business and Technology

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    • Luc
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      thank for sharing. Useful

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