高效能 虛擬會議 的 11 個技巧 – 遠程工作或在家工作 會議利器

因 COVID-19，我們許多人開始遠程工作（Remote work） 或在家工作（WFH: work from home）使用 虛擬會議。我們聚會，與親友分享歡樂時光，在參與網絡研討會和社交聚會上花費更多的時間。自 2020 年 3 月以來，全球各型企業，訓練機構，團體已經舉辦數千萬場次虛擬線上會議，我們從這些舉辦者的回饋，整理出 高效能 虛擬會議 的技巧！

https://en.wikipedia.org/wiki/Web_conferencing

虛擬會議 高效能 準則

準時到達

參與任何活動準時雖是理想，但在虛擬線上會議中尤為重要。主講者可能會在開始的幾分鐘內對會議守則設定一些期望與規定。遲到沒有聽到而違反這些規定，是對主講者與其他參與者非常不禮貌的舉動。

問問題技巧

主講者通常選擇在會議尾段，或直到特定部分或講題結束為止進行 Q&A。想到問題先記錄寫下您的問題，這樣您就不會忘記它們，並在合適的時間提問。

限制分心的元素

現在越來越多的人從家裡登錄上網，讓我們分心的誘因增加了。請確保找到一個安靜的位置登錄會議，以確保您能夠集中精神，並限制可能打斷溝通的背景噪音。請關閉設備上的 APP 各項聲音通知。如果您習慣於執行多任務處理，請嘗試拒絕這樣做，直到會議結束為止。專注在會議，才能從會議中得到預期的成果與互動的品質。

選擇中性的背景

不要讓您忙碌，雜亂或是五顏六色的背景分散其他參與者的注意力。嘗試找到簡單，素色的背景，或整齊乾淨的背景。您會希望聽眾和觀眾將注意力集中在您所說的內容上，而不是您後面書架上的各種書上。

規劃照明

如果您打算在會議期間打開視頻，請確保您的環境光線充足，以便其他與會者可以輕鬆看到您。找到面向窗戶的空間，並確保光源朝向您的臉，而不是從側面或後面射來，讓背景很亮，而您的臉卻是暗黑的。Zoom 最近添加功能，可幫助您改善照明。

預先測試您的設備

會議開始之前，請確保花些時間熟悉各種線上會議室的功能。根據線上會議室平台和設備的不同，您須知道如何啟動麥克風和視頻，使自己靜音，以及如何分享您的畫面。如果您擔心線上連接品質，請查看該次會議使用的線上會議室如Zoom的系統要求，並考慮對連線品質測試。

添加或修改您個人稱呼

如果可能，請在加入虛擬線上會議的個人帳戶添加或修改顯示名稱。否則您可能會顯示為設備名稱（例如Asus 45XT3, MSI-8863）而不是您的真實姓名。這使得主持人或通話中的其他人很難識別您。

使用個人圖片或照片

如果有個人圖片或照片，其他與會者就可以認識您，累積個人知名度，也有助於使會議更具個性化。

使自己靜音

在各型會議中，打開多個麥克風會分散注意力，或是過於吵雜導致會議無法進行。務必確保不說話時保持靜音。靜音時麥克風不會拾取任何背景噪音。您可以在獲得發言權時取消靜音，以提問或分享自己的講題內容。

在通話中尊重他人

在虛擬環境中閱讀與探索社交線索可能很困難，但這仍然很重要。為避免打擾其他人，請注意那些麥克風沒有靜音的人，或是剛剛開啟的人。這通常是他們即將講話的信號。如果您確實要和某人說話，那沒關係，只需確保讓他們有機會繼續。

善用聊天室工具

如果其他人正在講話或發表演講，並且您想發表快速評論或分享一些信息，則最好在聊天室中快速發表您的想法。請注意，在 Zoom, Team 和 Google Hangouts 上，您還可以選擇向特定參與者發送私人訊息。

在疫情大流行期間，擴大您的社交與工作網絡並與之保持聯繫，對於我們的工作和幸福仍然同樣重要。 高效能 虛擬會議 的 11 個技巧協助我們的虛擬線上會議更順利進行，是我們創建和維護的聯繫工具，隨著我們大家之間虛擬連接的舒適性與便利性提高，這甚至可能是擴展我們自己連結全球網絡的絕佳時機。

文章翻譯自 Quantic School of Business and Technology

推薦閱讀：

https://hiproficiency.com/miss-wendy-wfh-work-from-hom-policy/