Home 專欄 人力資源論壇 勞動法 解析 實務 討論 服務證明書(在職證明書)的請求時間限制與應登載注意事項

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    • HR Mandy
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      服務證明書(在職證明書)

      對於勞工而言,服務證明書的用途在於謀職時,除履歷自陳內容外,得以使新雇主了解自身最近工作經驗資歷、與受僱期間起迄之客觀依據;

      且勞工向雇主請求服務證明,雇主或其代理人不得拒絕,此勞基法第19條亦定有明文。

      然而,「服務證明書」應記載哪些項目、內容,又勞工請求服務證明書有無時間上之限制,法無明文。本文將探討之。

       

      一、服務證明書的請求時間限制

      (一)請求時點限制

      勞基法第19條之用字為「勞動契約終止時」,是否即表示勞工只能在契約終止之時,方可請求服務證明書、離職後則無法再度請求呢?主管機關過往對此曾有函釋:

       

      行政院勞工委員會86年04月14日(86)台勞資二字第015061號:
      「本條所稱之『勞動契約終止時』,自應包含『勞動契約終止之後』,因此台端如有在該公司服務之事實,○○精機廠股份有限公司尚無理由,以法無明文規定,拒絕開立台端之服務證明書。」

       

      足見過往確有雇主以勞工非於「勞動契約終止時」要求服務證明,而拒絕開立服務證明予勞工,致勞工求助於主管機關解釋。然雇主此舉仍有認違反勞基法第19條、並遭主管機關裁處2至30萬元罰鍰之可能。

       

      (二)請求權時效

      服務證明書既然不限離職時方可申請,那麼有無請求權時效的限制呢?

      查民法第125條:「請求權,因十五年間不行使而消滅。但法律所定期間較短者,依其規定。」,按服務證明之請求權時效未有法律明文前提下,是否認依民法第125條規定以15年為限?此議題亦曾有法院認定如下:

       

      臺灣高等法院94年度勞上字第18號民事判決
      「按證明書係事實證明之文書,並非債權或物權,不因時效或除斥期間之經過而改變或失其效力,如有時效或除斥期間之經過而無效,則此後之事實將無從證明、損及勞工之權益。

      因此勞工請求發給服務證明書並不適用時效之規定」、「又勞基法第19條之規定,並未限制勞工僅可請求發給一次服務證明書,勞工如有需要應可為多次之請求,至於雇主是否收取費用則非所問」

       

      簡言之,法官認服務證明並無請求時效與請求次數之限制,只要勞工提出請求,雇主即有發給義務。

      雖就法理推論請求時效如此,但按勞基法所對於勞工名卡保存期間之要求為勞工離職後五年(勞動基準法第7條第2項參照),是以勞工離職超過五年後,雇主如何正確開立服務證明,不無疑義。

      倘雇主受限於資料超過保存期限、無從查對正確資訊而表示無法協助開立證明,此時在主觀上似難較有可歸責之處。

       

      二、服務證明書應記載之內容

       

      服務證明書之應記載內容,同樣無法律明文。實務中易發生爭議之項目,以「離職原因」較為常見。

      基於實務中「服務證明」多於勞工離職時開立、且亦作為新雇主判斷勞工終止前一勞動契約之依據,故亦俗稱為「離職證明」,且慣見將勞工之離職原因一併紀錄,然此舉是否適當呢?主管機關如是說:

       

      行政院勞工委員會96年10月31日勞資2字第0960079273號函釋要旨:
      「依據就業保險法第25條及勞動基準法第19條,離職證明文件與服務證明書係屬不同法律之規定,主管機關依各規定就個案事實並視個案違反之法律本權責核處。」

       

      就主管機關之立場,「服務證明」與「離職證明」實屬於兩種不同法律規定之文件。

      就服法第25條規定之「離職證明」,係用於申請失業認定、失業給付與就業諮詢…等服務;且失業給付、職業訓練生活津貼係以「非自願」離職為限,是以「離職證明」需闡明勞工離職原因要屬當然。

      然「服務證明書」應否註記勞工離職緣由,或可先回歸服務證明書之目的:

       

      臺灣高等法院105年度勞上易字第118號民事判決:
      「勞動契約終止時,雇主有發給服務證明書之義務,其目的係為便利勞工謀求新職,以證明其工作經驗。…被上訴人自有依上訴人請求發給服務證明書之義務,且其上不得記載不利事項。」

       

      上開判決即明確敘明,服務證明之目的係以便利勞工謀求新職,故不利於勞工謀職之事項、不利因素,皆不應予以登載。

      那什麼是不利於謀求新職的事項呢?有否可能產生雇主認為離職事由未構成不利益,但勞工卻堅決認定屬於不利益,進而產生「一個事由、各自表述」的狀況呢?為免有此狀況,以下判決做出了更進一步的認定。

       

      臺灣高等法院臺中分院106年度勞上字第24號民事判決:
      「又勞基法之服務證明書不得有不利於勞工就業之記載事項,故離職原因為何,核與服務證明書係為證明勞工曾有服務之事實之目的無涉」

       

      既然「不利事項」不夠明確,那麼就聚焦於「證明其工作經驗」的目的上吧。

      本判決即直言,凡與工作經驗無涉之事由皆不宜登載,而離職事由顯非與勞工有否工作過、工作經驗相關,故不得予以登載,且對於勞工工作的負面評價亦有違反服務證明之目的,是以雇主若開立有不利評價之服務證明,該服務證明恐被認不符債之本旨、屬於不完全給付,勞工得要求雇主補正。

       

      此外,雖然上開說明,皆係以敘明雇主不得於服務證明書上記載勞工之離職事由,其主要原因係「離職原因為何,與服務證明書係為證明勞工曾有服務之事實之目的無涉」,而上開見解亦為多數見解,是以就該見解出發,勞工亦無權要求雇主註記終止契約事由,如以下判決:

       

      臺灣臺北地方法院94年度勞簡上字第64號民事判決:
      「是上訴人請求被上訴人發給載明離職原因為『資遣』或『員工依法離職』等事由部分,尚無由准許」

       

      質言之,開立服務證明對於事業單位而言,僅需調出勞工任職資訊、謄於書面並用印即可,該行政工作顯然難以造成企業營運困難或阻礙,故立法者對於服務證明之規範確實相當「簡潔」,許多細部規範都是事後透過函釋補充。以服務證明之登載事項而言,其實主管機關確有函釋進行補充說明,建議公司提供之服務證明內容,遵照以下函釋登載即可:

       

      行政院勞工委員會83年04月18日(83)台勞資二字第25578號函:
      「勞動基準法第十九條規定:『勞動契約終止時,勞工如請求發給服務證明書,雇主或其代理人不得拒絕。』至於服務證明書之內涵,法無明文規定。惟應以記載有關勞工在事業單位內所擔任之職務、工作性質、工作年資及工資為主。」

       

      三、小結

      實務中曾聞部份雇主表示,基於特定勞工工作態度消極、不服管理,因此本於「道義」責任,一定要使其他雇主了解聘僱此勞工之後果,故堅持留下終止契約事由與工作評價或說明。

      但如前所述,實務見解對於服務證明書「不得登載不利勞工求職事項」已臻明確,故仍建議雇主與人資夥伴不宜意氣用事,使公司面臨裁罰風險,情節嚴重甚至有違反個人資料保護法之疑慮,不可不慎!

       

      轉載自:宇恒法律事務所

       

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