Home 專欄 人力資源論壇 員工關係 離職面談 架構 – 離職訪談的系統性作法與示範記錄表格

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      什麼是離職面談?

      離職面談是由人力資源部和離職人員的主管在人員離職前進行的對話,涵蓋人員離職的想法以及人員對企業的回饋。雖然離職面談是人員分享想法的正式管道,但主要還是以雇主的利益,改善企業方為主,目的是根據員工的經驗或背景獲取訊息和回饋,以便雇主進一步決策或採取改善行動。

      這意味著人員應該避免將其視為咆哮機會的會議 – 這樣做可能會給雇主留下負面的印象,如果人員需要雇主核實過去的工作成果或作為未來職位的參考,這可能會再次造成人員的困擾。

      一般 HR 會進行約半小時到一小時的離職面談(離職訪談),這半小時到一小時有其專業架構,並不是漫無目的隨便聊天。企業希望通過離職訪談收集資訊,瞭解組織當前狀態,以利未來改善或調整,HR 須以此目的設計離職訪談的架構。

      本篇的設計為針對員工主動提出離職後的離職訪談作法。如果員工確定被挖角,那訪談的策略與作法則是不同於本篇,會著重於了解競爭公司資訊,以及挽留策略。

       

      離職訪談角色

      訪問者通常有兩個角色,一是主管,二是HR,兩者目的不同。

      1、主管目的:挽留員工

      第一次離職面談通常是員工直屬主管執行,首要目的是挽留,因此主管的溝通更多是從員工內心出發看離職動機,看在其職權範圍內是否能解決,最終達到挽留的目的。

      2、HR目的:組織診斷

      第二次離職面談是HR,通常要求直屬主管分享首次訪談的基本資訊,以求同步,避免重工。包括主管判斷的離職原因以及離職去向,依這兩個資訊結合系統資訊(年資、績效、輪調與轉調記錄等)開始跟員工訪談。
      如果員工主管都無法將同仁挽留下來,HR 挽留下來的幾率微乎其微。因此,目標須定調為過離職訪談收集組織資訊,為團隊管理與改善提供指引。

       

      離職人員的特質

      在 HR 訪談的過程,通常大部分員工去意已決,但受制於『好聚好散』的傳統文化思想,還不是容易講出真心話,因此 HR 仍然需要多下工夫,旁敲側擊,甚至約到外部場合,才能瞭解員工真實的離職目的,收集一些平時可能收集不到的資訊。

      但由於 HR 與離職員工並沒有職務上的上下屬關係,會稍微容易站在第三者的立場上對他所熟知的情況發表意見和看法,離職員工的顧慮會較為減少,比較容易獲取到客觀真實的情況。

      這兩個不同面向的因素,HR 人員須全盤考量,創造合宜的訪談空間與機會。

       

      離職訪談架構

      個人工作內容及職業發展歷程(工作歷程、個人發展、職業發展)

      • 工作上最大的挑戰是什麼環節?有得到支援嗎?為什麼?
      • 當初加入XX單位希望獲得什麼?現在實現了嗎?未來的職業發展是什麼?
      • 入職後是否有導師?導師對你的成長計畫怎麼設計?
      • 什麼時候開始有離職的想法?為什麼呢?

      團隊管理情況

      業務指導、策略資訊分享、團隊向心力、團隊氛圍 – XX 部門最近的績效目標是什麼,清晰嗎?今年的策略和發展方向是什麼?

      • 您的季度目標設定以後,執行的細節,主管如何跟您確認的?進來執行的狀況?得到支援與指導的狀況?
      • 團隊績效的狀況?
      • 如果要給團隊裡的成員一句描述,你會給他們什麼描述?(關鍵職位的人)
      • 你覺得直屬主管的管理風格是什麼?可以用幾個詞語描述下嗎?

       跨團隊合作(部門內組織設計、部門角色定位)

      • 你單位的內部客戶,外部客戶,日常工作合作頻繁的單位有哪些?
      • 哪個單位合作比較順利,哪個合作比較困難?就你的觀察,可能是什麼原因呢?

       公司層面(公司信心度)

      • 你覺得公司的文化,價值觀是什麼?可以用幾個詞語描述下嗎?
      • 就你所知,對比其他公司,你覺得公司最好的地方是什麼?最需要提升改善的是什麼?

       

      離職訪談步驟

      1. 直屬主管提供資訊:離職原因以及離職去向,人員評價
      2. 系統資訊補充:年資、績效、晉升、輪調等記錄
      3. 面對面訪談:根據上述步驟溝通訪談(4個層面:個人、團隊、跨部門、公司)
      4. 記錄訪談內容:按上述步驟記錄訪談結果
      5. 整理分析:依據年度離職潮作統計分析

       

      訪談內容分析

      • 公司營運流程窒礙難行之處,是否有普遍性?
      • 部門或公司內是否有合宜的輔導機制,協助關鍵人才成長?
      • 檢測人才梯隊發展的健康度
      • 策略溝通是否清晰明確?工作指導是否完善?人才職能或績效評鑑是否真的有鑑別率?團隊管理風格評價是否能如實呈現主管的管理情況
      • 公司的價值觀,營運目標,員工向心力,信心度如何等?

       

      離職面談 – 後續行動

      透過分析結果的數據,HR 提供下列可能的行動方案:

      • 流程改善
      • 制度調整
      • 表格作業簡化
      • 部門主管管理風格建議
      • 公司文化,價值觀與實際行為的差異鑑別與重塑

       

      離職訪談(面談)問卷示範記錄表格

      離職訪談(面談)記錄示範記錄表格

       

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