Home 專欄 人力資源論壇 職場 – 職涯 – 工作人生 工作素養 – 職場工作者的基本素養

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    • 小亨利
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      工作素養 – 職場工作者的基本素養

      這些條列的工作標準,是許多職場前輩的心血結晶。但有些要看場合,請酌量使用

       

      文件

      1. 文件別全形、半形字跟標點符號混雜。
      2. 投影片要上頁碼,Feedback Q&A 才知道要討論哪裡。
      3. 文件條列式編碼不要要自己打,要使用預設編碼功能。
      4. Ctrl+S 隨時存擋、Ctrl+Z 復原、Ctrl+Shift+V 去格式貼上等快捷鍵很好用。
      5. Word 換頁不要一直按 enter,用分頁符號/Ctrl + Enter。
      6. 進階:學會 Vlookup 怎用。
      7. 複製貼上要懂得用文字編輯器洗掉格式;至少要用 Ctrl+Shift+V。
      8. 文件正確的使用標點符號,還有善用 tab 鍵。
      9. 文件要使用追蹤修訂、修訂建議功能。 使用方法
      10. 檔案名稱命名對於版本管理很重要。 參考資料
      11. 如果文件內容要對方拿去用的,不要給對方 PDF 檔,除非你就是要折磨他(若是要給對方列印的,給 PDF 檔格式才不會亂)。
      12. Word 裡面請用段落排版,不要拉尺規。
      13. Excel 表格要置中對齊。
      14. Word 和 PPT 請避免用新細明體(老闆跟公部門可以是例外)。
      15. Excel 檔的不同工作表要看,很多檔案不是只有開起來看到的那張工作表,還有別張。
      16. 文件丟出前請檢查一遍有無錯字。
      17. 文件中的數字,尤其是金額,請養成千分位逗點的習慣。

      信件

      1. 搞懂密件副本,不要寄一封信結果讓所有收信者都知道大家的 E-mail 了。(通常是對外部時);對內部有時反而是要 CC 所有相關人士以便後續收件者全部回覆。
      2. 使用簽名檔,第一次寫信給別人,請自己先介紹自己。
      3. 不要每封 E-mail 回覆都要換標題。
      4. 回覆 E-mail thread 時從最新的那封回覆起。
      5. 信件記得寫主旨 / 寫有意義能搜尋到的主旨。
      6. 收到那種寄給全部門的信,回信時不要按回覆全部人。
      7. 在信件中先簡單解釋一下重點,不要只寄一個空白信加一個附件。
      8. E-mail 不是寄了就是表示對方看了。
      9. 寄合約回對方公司請不要寄到對方的負責人。
      10. 電話中要留對方 E-mail 時不用問是大小寫。E-mail 沒有區分大小寫,都收得到,請輸入小寫就好了。
      11. E-mail 個人訊息要記得改,不要把私人暱稱或是不正式的照片放在上面。
      12. 客戶叫做 Cathy 的很多個,使用 E-mail address 快速記憶鍵入時,記得看清楚寄給哪個 Cathy,不然把機密文件寄錯客戶就死定了。
      13. 善用收回信件功能。
      14. 寫信開頭請不要用 Dear! 用 Hello 比較安全,Hi 次之。
      15. 不要濫用驚歎號,建議也不要濫用點點點。
      16. 寫 E-mail 請不要只會複製貼上前人的回應,只改個署名,不要當個機器人。
      17. 信件內文要看完不要只看主旨。
      18. 一封信裡面,字體大小顏色都要統一。

      溝通

      1. 不要回:「恩恩」,請回「ok」、「好的」;不知道回什麼就回「謝謝」。尤其跟主管說話不要說「好喔」。
      2. 如果有緊急事情要去聯繫,請不要說「我已經發 E-mail 了,可是對方都沒回」,「我有打桌機了,都找不到人」,是在哈囉? 既然緊急,就是要找到人為止,不要說我有找了,你找到人了嗎? 就是要打手機、傳簡訊(如果 Line 也已讀不回的話)。
      3. 私下文字溝通一定要加波浪,才不會讓別人覺得太兇。
      4. 跟客戶和主管溝通重要事項和傳檔案一定要寄信,不是以為只丟 LINE 就結束了。
      5. 跟女性應對,就算覺得對方年紀比較大,也不要自動喊人家「姊」。
      6. 在茶水間吸煙室跟其他部門同事聊 15 分鐘,可以獲得大量資訊。
      7. 大多數名詞都可以找到相對應的英文,不要自己發明一個然後沒有人懂你在講什麼。
      8. 客戶如果真的用 LINE 傳文件一定要先下載下來,期限過了會無法下載。
      9. 重要文件不要用該死的 LINE 傳在公開串。
      10. 要打電話解釋自己提供給別人的檔案之前,先把檔案寄出。
      11. 不要在網路上抱怨公司/合作夥伴/廠商/客戶的事,需要協助可以直接找主管或公司溝通。
      12. 給人聯絡方式時,不要只給張截圖。請把數字文字打出來。
      13. 重要的事情直接打電話聯絡;不重要的事情可以用 E-mail 或 SNS(Line 或其他的通訊 APP)。
      14. 你是來工作的,不是來交朋友的。不要把同事預設成朋友。
      15. 臉書抱怨主管不要開地球。
      16. 不要以為同事不這樣做是因為別人比您笨,請先了解整個環節狀況生態流程再提出建議!
      17. 跟警衛、櫃檯、掃地阿姨打好關係。
      18. 可以一個對話框交代完的就請不要拆成好幾個訊息發 Line。
      19. 慎選公司小團體,安全牌是先加入零食飲料購買團。
      20. 不要隨便把主管的電話給廠商或客戶。
      21. 不要說「收到」,要說「收到,我會怎麼處理、哪時候交」。
      22. 不要每次都只問一句「你在忙嗎?你有空嗎?」要告訴我你要幹嘛我才能決定我有沒有空!
      23. 不要遇到事情直接回答「我不會」,你可以說「我沒做過但我會試試看,如果我有問題可以請教你嗎?」
      24. 不要白目的一直問前輩可以上網查到的東西。
      25. 設計人員提出需求或指派設計人員工作,有需要圖片的,是商標的就最好提供向量檔,否則請至少確認檔案夠大,不然會⋯效果很糟,別浪費互相的時間。
      26. 要筆記下自己工作內容和進度備詢。
      27. 不要在非上班時間找老闆同事客戶,除非有關錢的大事情。
      28. 搞清楚(客戶或職場上的)職稱大小,以免失態或得罪客戶。
      29. 公司事情上媒體請不要自作聰明的在臉書高論,應等公關部門擬好講稿統一發布。

      電話

      1. 不管代主管還是同事接電話,或是接到業務電話,請記得留下對方大名、職稱與手機(盡量要到),不要一問三不知來電者何人,讓人不知道事情輕重及如何回應。
      2. 轉接電話給主管要先問主管接不接,問的時候先把電話靜音。
      3. 幫別人代接電話的時候,不要說他在廁所或他在幹嘛,直接講他不在座位上就好,沒人想知道你同事廁所上多久。
      4. 接電話小聲一點,沒人想聽你聊什麼。

      主管

      1. 做什麼都要 C.C 給主管讓他知道你有在做事 最好附上數據跟圖表 看起來專業點。(事情都要CC給主管,就算是別單位口頭發的需求)
      2. 當天臨時請假請用電話跟直屬主管請假,而不是用 Line 交代我明天請假。
      3. 記得好事壞事都要定時跟主管主動回報,不要讓主管太過「驚喜」。
      4. 如果要出門,請記得自己老闆的職稱。
      5. 陪主管出去跟客戶吃飯,請負責張羅碗筷茶水,且請坐在上菜的位子,別白目等著被伺候。
      6. 跟主管搭小黃,請先坐進去後座左側或是副駕,右後方是大位。
      7. 新人有建議權,但主管有決定權,不要自作主張,搞不清楚是主管說了算。可以勇於提出意見,但意見如果不被採納,照主管的指示去做就是了,因為責任和風險是主管要扛的、要面對的。
      8. 遇到問題要說,沒遇到問題,事情做好也要主動回報。
      9. 主管交辦的事項,如果沒有壓日期、而新人自己也沒問死線是何時,那就是當天下班前要交,沒完成也要跟主管講一下進度與難處。
      10. 知道大老闆的名字。
      11. 同事和主管講好話很高機率是客套,但是他們的批評一定要記住。
      12. 當主管要你下班前給資料。假設你的下班時間是六點,別傻傻的真的 17:59 分給,你是要主管加班幫你看資料嗎?
      13. 不要一開始就不照 SOP 走。
      14. 開始做了不熟的事都要講,也要請人檢查是否正確。
      15. 錯誤發生就算不會處理也要出面道歉並且尋求協助,不要讓大家幫你擦屁股。

      開會

      1. 開會前先把通訊軟體都登出,免得講到一半忽然蹦出通知,尷尬。
      2. 菜鳥寫會議紀錄,如果有 Follow up 事項,壓的日期要由有決定權的人拍版而不是讓與會者隨便糊弄。
      3. 線上開會沒要說話的話記得保持 Mic 靜音。
      4. 會議準時出席。

      行政

      1. 發票等重要文件要寄掛號,不是平信;寄給公司請在信封上寫公司收,並標註是發票,不要直接寫老闆名字 XXX 收。
      2. 手寫發票先寫好金額數字、統編、再寫抬頭。
      3. 抬頭統編請存在自己的手機記事本和名片上。
      4. 匯款不要自己扣手續費,會計會對不起來。(更好的做法是在 E-mail 附上單據,說原款項多少,對方是否有註明手續費由誰支付)
      5. 要人家匯款時請提供銀行名、分行名、帳號、正確的戶名。
      6. 不要寄方向不對的掃描檔出來。
      7. 學會影印機該怎麼用,不要老是問人。
      8. 訂 KTV 時自告奮勇。
      9. 不小心關掉網頁可以按 Ctrl+Shift+T
      10. 便當不能整間公司都訂一樣的 精華細節如下:
        • 計算便當數量(要不要多訂、配合中後段才到的人另外訂)
        • 評估特殊需求(有的人吃全素、有的人不吃牛、有的人海鮮會過敏)
        • 選擇店家(能否配合我們要的數量外送,太多太少都可能會被打槍;大家吃膩了沒)
        • 電話聯繫與決定菜色(通常因為會叫外送業者提早送到,所以要考慮到食物一定會冷掉,會吸收湯水的麵點、冷掉會顯得油膩的炸物就不適合作為會議便當)
        • 便當送到一定要核對金額數量、有無報帳收據!拿到後馬上分類以減少拿錯便當的可能(尤其是前有第二點的特殊需求時)
      11. 廠商報價請確認金額是否含稅。
      12. 收好單據,記得時限內報帳。
      13. 報價單請寄 PDF 檔,不要寄 Excel 又帶有利潤計算公式的給客戶。

       

      參考資料來源:李柏鋒臉書貼文 眾人回答

      歡迎以下繼續接龍:

    • HR 小助手
      Guest
      Post count: 341

      有些事情不是自己想做就能做, 譬如電話留對方資訊.
      有些人說完補一句: “XX知道啦~” 然後就要掛(或真的掛).
      你一定要留, 對方還會生氣, 素養要雙方面的.最重要的還是要看人以及知道一些厚黑學.

      職場基本素養可以加兩條:
      * 別道聽途說,散佈不正確的消息。
      * 非本身專業領域或職業,不要擅自臆測與批評。

      Swift:
      職場經驗是告訴我這篇文章不會毫無是處
      但也不要過度對它太認真,畢竟每一家公司體制與文化不同,本來就要懂得適度調整與放鬆…
      我是會讓年輕人看這個,但也會告訴他要懂得彈性運用
      你全部照單全收,那你真的就是奴才,但你全部都嗤之以鼻,你真的會很難混

      大部分內容都算蠻基本的, 少數內容看人取捨.
      說實在的, 如果是同一職場同事, 完全不具備這些素養, 我一點都不想與他共事, 連表面的人和都做不到, 只是增加他人困擾.

      個人經驗…
      這些5年級以前的主管比較會教
      6年級就自己看自己學
      7年級以後就不太有人提起了

      +1
      如果是剛出社會的弟弟、妹妹就算了
      有出社會歷練過的至少得具備九成以上內容
      不然有很大的機會,會被同事或是主管當成天兵。
      把事情做好誰都會,能不能把細節做到位就看本事
      魔鬼就在細節中啊

      又看了一遍覺得雖然很不錯, 但最實在的沒有提, 那就是搞清楚自家公司情況.
      沒有人不犯錯的, 重點是不論犯不犯錯, 主管都要你這個下屬. (同理可證主管之上)
      簡單說, 的確蠻像奴才論, 但怎麼做到身子骨站得不算太彎, 依然上面笑呵呵, 是個學問.
      必須說至今我還沒有理解透徹.
      是運氣好, 幾番輪迴後, 遇到一個稍微臭氣相投的老前輩, 剛好他有點地位.
      但也不能太超過, 畢竟他不是老闆, 而另一派人馬走的模式不同..
      離題了, 職場除非學我躲人搞孤僻(但要找到很好的理由跟模式), 不然, 職場是互動的.
      很多東西不是那篇文章寫的就能做, 我提過的電話就是一個, 其它還有很多不詳述.
      有一個速成法, 什麼都不要學也一定要先學會的, 就是速記.
      快速的短時間記憶力養成可以解決很多問題, 我不是這方面長才.
      如果有興趣的網友以及曉得怎麼做到的網友解說比較好.
      但我曉得這能力非常實用~

      明顯比自己年紀大的女性、男性不叫大姊或大哥
      該怎麼稱呼?
      我對稱謂很不拿熟
      年紀明顯比我大的女生男生我一律叫大姊、大哥
      想不到其他更合適的稱呼
      叫阿姨、阿北肯定得罪人
      叫小姐怪怪的,叫正妹、美女就更假了
      (除非對方很樂於接受正妹、美女,不然會被認為在揶揄人)
      很多業務或銷售明明年紀比我大卻叫我大哥(女生則大姊)
      我是覺得OK,但很多人不覺得OK
      稱謂也是一門學問

      這個只要對方是正常人,只要禮貌問一句就可以了,例如假設對方姓林,你就問:我叫您林大哥(林姐)可以嗎?
      對方如果覺得別的稱呼比較好,他也會告訴你
      問題馬上搞定,不用猜
      如果對方因為這種問題就在那邊搞小劇場,那你至少用簡單的方式就馬上知道對方是機八人,也算是收穫了

       

      轎車基本禮儀:
      1. 司機為陌生人,右後座為大位,副駕最小。
      2. 司機為熟人,副駕是大位,右後座次之,左後座最小。
      3. 司機為熟人,乘客中有女性,女性有時可坐副駕(車主已婚的看狀況),最大的坐右後座。

      至於稱謂,我大都在比較洋派作風的公司上班,無論大小,一律用英文名字,
      陌生人有職稱,一律以姓+職稱,不明職稱的,就是先生小姐最保險,我從不叫人大哥大姊,因為怕把人叫老,很多人嘴上不說,心裡會不爽的。

       

      Jerry: 內容講的不盡然,
      例如:寫信開頭請不要用 Dear! 用 Hello 比較安全,Hi 次之。
      這是錯的!!完全不應該用hello ,除非他是你的平輩的好兄弟,
      如果是熟的同事用dear ;如果不太熟的用xx先生小姐;如果是長官,一律用職稱(例如:張經理您好)

      另外,便當就只是工作餐,沒那麼講究,一般就是分素跟葷而以,葷的就避開牛、海鮮、內臟這些特殊食材即可。
      工作以來至少吃過幾百場以上的開會便當了,基本就那麼簡單而以!!

    • HR Sensei
      Keymaster
      Post count: 61

      人資招募人員分享的狀況:

      約面試沒來 自己亂投又投到我公司 我就不客氣回信說 當初約你面試未到也無通知 已列入我司黑名單

      我也有遇過 來一天說不適應要走人,結果最近又投來我們公司

      哈哈哈

      我遇過自己打來拒絕面試
      後來又打來問:為什麼他沒有收到面試通知?
      但主管想跟他聊聊,就讓他來了
      來了之後又嫌東嫌西還跟104投訴我們

      那時候是剛有能夠評論公司的功能的時候🤣🤣🤣

      這些太北七了吧!

       

      推薦閱讀:

      職場老闆的基本素養

      https://hiproficiency.com/topic/職場老闆的基本素養/

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