Home 專欄 人力資源論壇 領導-管理-領袖 你會交辦工作嗎?交辦工作 基本功 – 樊登

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    • HR Mandy
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      給華為起草《華為基本法》的包政教授在一次講課中,向我們形象地描述了日本公司是如何向下屬部署任務( 交辦工作 )的。其中最有趣的部分是:“ 日本的大公司規定,管理者給員工部署任務時,至少要說五遍 ”。

      交辦工作 五遍具體作法如下:

      1. 第一遍,管理者:“渡邊君,麻煩你幫我做一件××事。”渡邊君:“是!”轉身要走。
      2. 第二遍,管理者:“別著急,回來。麻煩你重複一遍。”渡邊君:“你是讓我去做××事對嗎?這次我可以走了嗎?”
      3. 第三遍,管理者:“你覺得我讓你做這事的目的是什麼?”“你讓我做這事的目的大概是咱們這次能夠順利地召開培訓,這次我可以走了嗎?”
      4. 第四遍,管理者:“別著急,你覺得做這件事會遇到什麼意外?遇到什麼情況你要向我彙報,遇到什麼情況你可以自己做決定?”渡邊君:“這件事大概有這麼幾種情況……如果遇到 A 情況我向您彙報,如果遇到 B 情況我自己做決定。您看可以嗎?”
      5. 最後一遍,管理者:“如果讓你自己做這個事,你有什麼更好的想法和建議嗎?”渡邊君:“如果讓我自己做,可以在某個環節……”

      五遍講完,員工現在對各種突發情況、場景都有預案了,再去執行。各位,這種情況,是不是比老闆只說一遍的效果要好,是不是可以接近老闆最初設定的效果?

      交辦工作不良的成本

      大家知道,在一個公司裡面,最大的成本是重做。

      俗話說“磨刀不誤砍柴工”。在砍柴之前,耐心地磨刀是十分必要的。不要拿著鈍刀子就上山,到時候不但費力,還沒什麼實質性收穫。

       

      一般常見的 交辦工作不良狀況

      道理一說就知道,但是我們平日裡,領導者又是怎樣交辦工作的(佈置任務)的呢?我們來重現一下。

      • 管理者剛交辦工作完第一遍,員工就會立即去做,免得被老闆認為執行力不強。
      • 如果員工一直專注工作,沒有及時給老闆反饋,老闆又會說:“怎麼回事,有什麼問題倒是跟我說啊?這麼長時間都沒給我訊息?”
      • 如果發現工作出錯了,老闆會氣沖沖地質問員工:“這是怎麼回事?是我讓你這樣做的嗎?你怎麼做成這樣?”
      • 如果員工遇到問題,向管理者請示,管理者會問:“怎麼什麼事都需要我來定?那我僱你做什麼?”
      • 如果員工真的自己做了決定,管理者又會問:“你問過我嗎?這種事你都敢自己定,眼裡還有我嗎?”……

      在這種情況下,員工怎麼做都是錯的,他的執行力又從何而來?大家是不是感覺非常熟悉?這就是我們最常見到的領導力(交辦工作模式)。

      華人的老闆在交辦工作時喜歡說兩句話第一句是“看著辦,我相信你”,還有一句是“不要讓我說第二遍”。

      這與西方管理學的要求背道而馳:他們要求說 5 遍,我們的老闆希望自己不要說第二遍。一遍之後就要求員工理解所有的細節。

       

      糟糕的交辦工作模式 – 看眼色

      甚至有一些老闆更有趣,要求員工有“眼力勁兒”。什麼叫“眼力勁兒”?就是眼色,其實是一種表情、神態。這麼重要的任務透過一個表情能傳達清楚嗎?需要花多大精力才能培養出一個僅透過表情就能明白任務細節的人?

      問題是,很多老闆就喜歡這樣。這麼做的後果很明顯,下屬員工都變聰明,知道看眼色了,知道怎樣才能讓領導舒服,至於工作過得去就行,沒有人要求精益求精了。

       

      團隊成員績效不彰的原因之一

      工作不盡如人意,最重要的原因是領導懶得把任務說第二遍,員工雖然很想把工作做好,但是他無法全部理解老闆的想法,只能靠猜測,而這會造成最初設定和最後結果之間的巨大差異。 習慣於看顏色的員工在一些標準化管理流程中甚至會有非常不適的感覺。

      我們習慣於被相信是聰明的,只需要一遍就可以理解並執行。

      但事實上,佈置任務的時候只說一遍,我們嘴裡的“瞭解”“知道”並不是真正的瞭解和知道,我們並不清楚如果遇到突發情況應該怎麼辦,不清楚哪些事情我們可以做主、哪些需要彙報等等。沒有經過反覆確認,一個人是不可能真正瞭解所面對的任務的,更不要提圓滿地完成了。

       

      戴明的 工作交辦方法 在日本發揚光大

      我們講西方管理學的概念,為什麼扯到日本了呢?這是因為日本企業採用的是西方的管理模式。這套工作交辦(佈置任務)的流程是美國人戴明發明的,參考的是日本企業的總體生產流程。

      這套流程一經推出,在日本廣受歡迎,獲得了巨大的成功。時至今日,日本人依然特別重視工作交辦(佈置任務)的遍數,這讓他們企業的管理效率獲得了極大的提升。

      這個工具很簡單,每個人都能學會。下次要交辦工作(佈置任務)時,千萬別忘了一定要確認 5 遍,這是提升領導力最簡單有效的方式。這麼看來,領導力其實並不神秘,透過系統學習,我們每個人都可以掌握。

       

      本文摘自:樊登. 可複製的領導力:樊登的 9 堂商業課。推薦購買此書,讀墨電子書有售。

       

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