什麼是 人才發展管理系統 TMS ？如何選擇企業最合適的 TMS or HRDS

當代企業，高素質人才供不應求。2021年6月7日

供需失衡，導致一批頂尖人才形成了賣方市場，他們為提供最高薪酬的企業或組織服務，同時也持續在尋找其他機會。權力已經從雇主轉移到僱員。

因此，人才的忠誠和承諾，是稀有的寶石。

作為領導者，你該如何因應呢？

嗯，『人才管理系統 – Talent Management System』TMS 被認為是一種方法，旨在吸引、招募和留住有價值的員工為組織的永續發展奠定基礎。但這也導致了領導與管理的複雜性，更不用說人力資源部門的挑戰了。

備註：Talent Management System, TMS, 又稱 HRD System，有別於 HRM System，也稱呼為 Human Capital Management System, HCMS。

本文將重點介紹什麼是『人才管理』及其數位技術 / AI 對公司效率與效能的影響。

什麼是人才管理系統？

人才是？

在深入挖掘之前，讓我們先了解一下詞根：人才。人才是指申請組織公開職位的人員和候選人，或是人員如果從你現有的職位流失，會造成負面影響的人員；當該人員流失所造成的成本越高，負面影響越大，則該人員越具重要性。

人才管理系統定義

人才管理的解決方案整合了招募流程、人員到職、績效管理、員工持續學習、知識管理、接班人計劃和薪酬管理相關制度的數位軟體，也可以說是一種生態平台。

人才管理系統有什麼作用？

人才管理系統 (TMS) 旨在中長期追踪組織內的人才發展狀況，協助經理人員獲得明確的人員發展資訊，進而僱用，晉升或留任優質人才；而人才可以有效累積能力與資格，投注心力在相對明確的方向成長。

在此過程中，系統會在員工不同的工作週期，蒐集與分析用於公司策略目的所需的數據。

一種方法是將『人才管理系統』與『用人招募系統』整合，以對工作申請分類和篩選。以數位化與系統化的方式，有效幫助你了解哪些申請人符合條件，哪些應保存在資料庫中以備將來運用 – 而不再僅是靠人員判斷與作業。

你還可以通過讓部門經理輸入適當的評估數據或評語來追踪員工的發展與進展。人才選擇過程將有利於一些人晉升，同時也警示那些不致力於工作的人。

人才管理系統的好處

提高工作績效

擁有優秀人才和高級專家，公司可以更容易實現預期目標。以下實務工作可以搭配人才管理系統以獲得最佳成果。

• 快速人才分配：成功的組織必定靈活應對新的機遇和挑戰，並隨著策略需求的出現和消失而重新分配人才。當然這是基於人才與職位的匹配性完成的。
• 人才與策略連結：部門主管考慮業務優先事項時，HR將人才狀況與布局，與業務策略連結起來。
• HR 溝通策略：經驗豐富的HR對全體同仁的工作業務目標和策略保持透明，溝通良好，確保最大效率。

促進數據共享

人才管理系統可以有效協調與連結不同流程，例如招募作業和績效管理。這擺脫了手動儲存重要數據的孤島性，並促進了整個組織資訊的共享。

改進招募和聘用

一個高效的人才管理系統將減少花在枯燥乏味行政作業上的時間

包括面試安排和跟進職位申請人，招募人員將騰出時間專注於與候選人建立互動與雇主品牌。

有效運用人才

掌握目標管理、員工績效、訓練與發展、職能與技能組合等人員的訊息，企業有效掌握創建不同專案小組、組織、以業務為導向等環境所需的人才資料與數據。

現在與未來的數位人才管理

現在起，企業與人力資源團隊被迫採用數位方法來吸引、留住和提升人才能力，以強化商業競爭力。

McLeanandCompany 發布的一份報告指出，如果一家公司要保持競爭力需要注意的一些差距如下，報告中可以在你的組織發現的最重要差距（建議立即改善）的是：

• 不良的人才獲取和招募機制。包括還在使用極為老舊的數位系統；僅優先考慮使用許多看似有吸引力的花俏 APP，卻沒有為求職候選人提供出色的使用者體驗；不能提昇招募成果，無法提高雇主品牌形象。
• 缺乏留住人才，多元化發展的機會與環境。當員工沒有合適的內部職涯路徑（career path）時，他們會跳下車，轉而加入另一家提供成長機會的公司。如果沒有合適的機會，47% 的頂尖人才可能會離開公司。
• 新職缺與員工能力的不透明性。這種情況發生在團隊成員無法輕易快速了解組織的新內部機會，以及人員能力與新機會的匹配有效分析。
• 不匹配業務的勞動力管理策略。儘管對其他領域進行了投資，包括『學習管理系統』，但企業仍需要一個有效即時的解決方案，為個人與組織提供合適的新機會，而不是放置不管，任由資源與時間流逝。

Google 是本篇文章的實行計劃合作夥伴，他們通過 “人員分析” 重新定義了人力資源解決方案。所有決策都依賴於數據和分析，包括解決『多元化問題』、『經營所需人才』、『科學招募』以及使用分析來建置有效『職能與勞動力規劃的預測模型』等。

人才管理技術的演進

新的數位時代對人力資源和人才團隊以及他們如何開展業務提出了新的要求。過去 40 年帶來了人才管理巨大的轉變。

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創建人才管理系統

精心策劃的人才管理系統的套件附帶子策略功能，以全面涵蓋吸引、到職、發展、參與和留住高品質人才。

想要創見，問自己以下 3 個問題就足夠了：

#1：企業的優先事項是什麼？

列出公司組織目標，這些目標通常由董事會在業務面的記分卡上設定為公司的 KPI。

確定策略重點，這將針對人力資源團隊的重點領域。關鍵問題的焦點，例如“我們是想加深與現有客戶的關係，還是我們的任務是擴大客戶群？” 要盡可能具體。

回答這些問題將幫助你了解在現有團隊中吸引和培養哪種類型的員工。

#2：如何匹配『策略重點』與『人才管理流程』？

例如，你想加深客戶關係。人力資源部門如何為此建立人才相關資源為你所用？

一家在全球運營的石油公司，目標（策略重點）是 “走向綠色”。他們將致力於僱用人員從事減少碳污染的專案或營業項目。

這家公司要做的第二步是將優先事項與實際運作的人力資源管理流程與作業連結起來。

#3：人力資源流程有哪些實施和維護要點？

最後，你需要採取必要的措施來實現你的策略。你可能需要3到5年的時間才能完全實現策略，實踐的過程，人才管理應該如何實施、如何維護才能對企業組織產生最大成效？

如何衡量人才管理的成果？

在大多數企業，人員是組織的最大開支。因此設計方法來消除浪費並使流程高效地實現組織目標是明智的。

推薦以下 KPI 指標。選擇指標時，請定義問題區域並收集相關數據以利追蹤與管理：

• 內部流動：內部招募計劃減少人員向外流失，員工容易看到職業發展路徑。企業可以選定某期間的『職業路徑比率』來計算人員在內部的橫向轉移。
  職業路徑比率(Career Path Ratio)=總升遷人數/（總橫向轉移人數+總升遷人數）
  數據在 2-0.5 表示高度橫向轉移，高於 0.7 的值表示組織高度垂直升遷。
• 離職率：追踪離開公司人才，可提供人才管理過程中各種弱點的線索。
  離職率=（離職人數/平均員工人數）*100
  離職率分為自願離職和非自願離職（被企業要求離職）。你還可以跟踪高績效員工流失率（關鍵人才流失率）。
• 留才率：關注公司希望保留的員工。
  留才率=在職員工人數 / 總人數員工數量
  可以位階、部門或辦公地點進一步計算留才率。
• 滿意度調查（公司認同度、公司支持度、公司推薦度調查）：這可以通過直接對話或匿名調查來衡量。匿名調查普遍提供更準確的評估結果。一種極為流行的方式是通過員工的淨推薦值(employees’ Net Promoter Scores, eNPS)。例如，eNPS 問，“在 0 到 10 的範圍內，你會向其他人推薦這家公司作為理想的工作場所嗎？”
  結果，推薦者（滿意者）會給出 9 到 10；批評者（不滿意者）可能表示 0 到 6。其他為 “被動者” 。eNPS = 推薦者百分比 – 批評者百分比這是我們採用過極好的問題形式，我們不建議請管顧公司設計多如牛毛的各種問題，如伙食，工作環境，辦公室，旅遊，醫療等等是否滿意。這些其實在平常服務過程就需要讓同仁反應來改善。eNPS，如實的反映出員工是否認同公司，支持公司。
• 績效表現：此指標可以使用多種方式，包括：

• • 工作品質：員工達到主管設定目標的程度如何？對於財務性質的公司，可以考慮會計作業的錯誤率。
  • 新員工流失率：這是在一個時間範圍內（通常為一年）離開公司的員工數量（百分比）。
    表明招募團隊是否為公司的空缺挑選到合適人選；用人主管與用人單位是否提供合宜的就任輔導，協助新人迅速上任工作。
  • 招募品質 (Quality for hire, QoH)：使用留才率和人員績效分數的組合來確定新員工對公司長期成功的貢獻程度。例如，主管以銷售客觀數據來衡量新員工的績效。
  • 多元公平：分佈、公平和包容 (Distribution, Equity, and Inclusion, DE&I) 決定了人才人口分佈性質中年齡、性別等因素。DE&I 計劃應超越性別、種族、宗教和殘疾等因素，以幫助組織利用這些狀況來支持組織目標。你可以進一步添加多樣性的留才計算，例如，女性和有色人種員工是否比其他人更多地選擇離職？這些多樣性指標也可以擴展到階層和地點，讓評估更為精確。
  • 訓練發展支出：根據LinkedIn的2021年工作場所學習報告，超過 30% 的 L&D 專業人士表示增加了訓練發展預算。這是一種對應市場步伐或應對人員流失的努力。新的數位學習科技幫助公司創建有關安全和合規性的課程，並讓員工更快速適應新的角色。花一些時間將你的訓練發展支出與同行比較，你可以掌握一個大略的人員學習與發展投資概況，不必領先群倫，但如果該項支出過低則是一種警訊。
    請注意，

訓練發展不是狹隘的去顧問公司上課，或是請外部講師授課。訓練發展的費用包含講求實戰的 OJT，專案實做，實習以及內部教學分享等。

• • 招募成本：測量你的招募成本效益。你希望以最短的時間聘請最優秀的人才，同時保持較低的費用。
    每次僱用成本=外部和內部僱用成本/僱用人數
    外部成本包括招募委員會和高級職位發布、廣告費、代理費和其他挖掘潛力人才的成本。內部成本包括招募團隊的工資和福利，以及其他固定成本，例如人才招募系統的費用。
  • 招募時間：指整個招募過程，從申請（人才管道開始篩選合適候選人時）到接受（候選人接受聘用通知時）。本指標定義了招募人員的工作目標，設定了招募期望，並整理出需要改進的領域。

追踪招募時間有助於找出可以改善的瓶頸。否則人力資源團隊可能會失去優秀的候選人而不得不重新開始。事實證明，冗長的招募過程會降低員工的工作效率。

• • 新人充分發揮生產力的時間：每位新員工都需要一些時間來提高生產力。在這段時間裡，他們學習公司流程與術語，熟悉同事，並開發了一個以效率為導向的高品質內部人際網絡。因此，可以精心設計到職輔導活動以縮短此時間，並根據獨立有效工作的能力來衡量其生產力。
  • 離職面談（Exit Interview）：首要目標是確定人才離開的原因、他們用來尋找新工作的管道、他們是否知道自己要去哪裡、確定競爭對手是否在挖角，以及發現管理不當的糟糕主管。
    你可能還想知道公司訓練發展和升遷方面的差距，是否讓他們想另謀他處。
    你可以訪談或問卷調查，收集的資料是可靠的參考。常見作法包括：

• 標準化訪談，並跟進電話採訪。儘量保持客觀中立的立場以獲得關鍵正確訊息。
• 使用外部第三方顧問公司調查。離職員工在外部顧問身邊一般會更自在。
• 讓受訪者知道調查結果是保密的。
• 立即記錄（文件化）面試結果

人才管理模式和解決方案

人才管理主軸

人才管理的主軸分為 5 大類，也可以稱為 AARRR 模型（Acquisition、Activation、Revenue、Referral 和 Retention）。

Acquisition 徵才：雇主品牌如何替你的組織挖掘吸引人才加入。

你可以問自己：

• 人們怎麼會知道你的企業呢？
• 你如何吸引人才，讓人們願意申請並與你一起工作？

Activation 啟動：涉及候選人面談體驗、如何選才與人才入職。

問題：

• 你如何避免不合適員工？
• 建立人才庫後，如何在合適時機選擇合適的人？
• 你如何將求職者轉變為品牌擁護者？
• 你是否可以拒絕候選人並仍然與他們保持聯繫以獲取其他職位空缺的可能人選？
• 你如何將入職到任方式優化，並提昇其績效？

Revenue 效益：旨在充分利用人才。你將需要知道如何管理入職到任、學習和發展績效。問你自己：

• 你如何協助新人順利到任，更快地工作上手？
• 你如何讓人員充分發揮生產力？
• 你如何確保長期的生產力？
• 你如何保持員工的敬業度與投入度？

Referral 員工推薦：意味著建立雇主品牌與聲譽，通過吸引新員工或利用現有員工推薦親友同學加入。被推薦者被證明可以更快地入職，工作表現得更好，待得更久。

問題：

• 我們如何創建成功的員工推薦計劃？
• 如何讓我們的員工參與『雇主品牌宣傳』中？
• 我們可以合宜利用我們的員工來擴大我們的客戶群嗎？會有反效果嗎？

Retention 留才：在這裡，你尋求讓你的組織盡可能地滿足你的才能。要考慮的主題包括幸福感、福利和薪酬管理。

問題：

• 如何降低人員的自願離職率？
• 可以採取哪些財務和非財務激勵措施來確保員工感到滿意？
• 可以採用哪些可變薪酬指標來確保你的員工表現出色？（績效獎金，分紅，認股權等 <– 推薦閱讀 ）

推薦閱讀：十項最佳 留才策略 – 疫情衝擊下如何留住您的超級團隊

人才管理軟體

坊間軟體將人才管理流程中絕大部分的任務自動化，包含人才招募、發展、教育訓練、績效管理、薪酬執行與稽核。

2021 年推薦，頂級人才管理軟件

考慮以下人才管理解決方案。

Lanteria HR 是建立在 SharePoint 和 Office 365 之上的綜合性 HR 套件。功能包括核心 HR、考勤管理、招募流程、績效管理、學習管理、員工自助服務入口網站和佈告欄中心。

Workday HCM（Human Capital Management）一種雲端解決方案，可自行規劃人力資源管理功能，它包含財務管理、文檔管理、企業資源規劃、支出和人才管理，極為強大的系統，但費用不便宜。

SAP Success Factors 是一種人力資源的軟件即服務（SaaS），可為各種規模的組織管理招募、業務調整、人員績效和學習管理系統。

ADP Workforce Now 提供了一個全面的 HR 套件來管理 HR、工資單、常見問題解答、人才管理和薪酬福利。

免費人才管理軟件

Bitrix24HR 最受歡迎的免費人才管理系統 – 一個免費的、基於Web的 HR選項，帶有 HR 工具，例如員工目錄、請假申請和缺勤日曆。它有一個用於內部部署的自託管選項，需要額外付費。

IceHRM 另一個免費的 TMS/HCM 選項，前 5 位用戶可免費使用開源和基於雲的選項。它具有模組化特性，可訂製和擴展額外功能。

其他常見軟體平台參考

以筆劃排列：

Oracle Cloud Human Capital Management

一宇數位科技

育碁數位科技

旭聯科技

什麼是人力資源管理中的人才管理？

在人力資源管理中，人才管理流程包括吸引、激勵、發展和留住表現良好的員工與人才。三個重要組成部分發揮其作用：

• 完整的人力資源流程：由人才管理活動的協同作用組成，以充分發揮人員的潛力。
• 吸引、激勵、留住、發展人才：關鍵的人力資源領域，從員工入職到留才，介於兩者之間的人才活動。
• 表現佳的員工：通過一系列具有競爭力的人才管理實踐，培養積極進取的個人，從而提高個人與組織績效。

人才管理系統示例

以 Google 來說，他們整合了所有人才管理營運作法，旨在：

• 從全球人才中吸引與挑選最合適的面談候選人
• 構建一個高績效環境，突顯最佳表現並給予相應獎勵
• 通過在職輔導、強化訓練（個人對個人、外部資源）和 360 度反饋等計劃，最大限度地發揮員工潛力
• 校準和輸出：這包括消除績效評估偏差、確保公平的評估，和確定人才素質上升趨勢的措施

其他人才管理工具和策略

優質功能強大的人才管理系統將幫助你無縫滿足組織現在和未來的需求。

你希望避免為不感興趣的雞肋功能付費，請考慮尋找一個合適的供應商，該供應商致力於支持你的人才願景並與你的預算保持一致。在此期間，要求適當的系統功能展示，其中包含實施導入方法、注意事項、訓練和各種成本。

可靠的人才管理系統將協助你的企業擁有你滿意的高績效人才。你會發現蒐集和分析數據以掌握人才管理這件事，變得很容易。

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本文由論壇精選翻譯自 Quantic School of Business & Technology

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