大家都曾執行過或聽過一些時間管理法，但多數人常虎頭蛇尾，無法堅持導致失敗收場…
這是因爲很多時間管理法太複雜，複雜的計劃如果有任何一個小細節沒有執行到位，都極有可能讓整個時間管理計劃徹底失效。
從 1916 年元旦開始，26 歲的柳比雪夫便實行一種『時間統計法』。他每天都要核算自己的時間，一天一小結，每月一大結，年終一總結，直到 1972 年他去世的那一天，56 年如一日，從不間斷。
這樣的作法，讓柳比雪夫在一生中取得了豐碩的科學成果，發表了七十多部學術著作，內容涉及昆蟲學、農業遺傳學、植物保護、科學史、進化論、哲學……他是生物學家、數學家、昆蟲學家、哲學家；除了母語（俄文）還自學英語、法語、德語，每年讀書 50 多本，這只是他的業餘愛好……
聽到這你可能覺得這人是個天才，付出了常人難以想像的努力，通宵達旦的學習與工作才有辦法達成上面這麼多項成就……
但事實是他每天睡覺時間大約 10 小時，一天工作的時間平均『只』有 5.5 個小時。
他是一位充分享受人生的人，每年參與娛樂活動有 60 場次以上，包括看歌劇電影、聽音樂會、參觀展覽等，相當於每週 1～2 次。同樣的一年他掌握的知識、接受到的文化薰陶、獲得體驗要比一般人豐富許多！
因爲他有一套高效的時間管理策略。
亞歷山大 · 亞歷山德羅維奇 · 柳比雪夫（英語：Alexander Alexandrovich Lyubishchev）
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⏱ 柳比雪夫的『時間統計法』
分爲三步
- 第一步 – 記錄數據
- 第二步 – 統計分析
- 第三步 – 決策計劃
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第一步 ⏱ 時間統計法之記錄數據
記錄數據的第一特點就是簡單記錄做了什麼事，花了多長時間。謹此而已。
柳比雪夫的時間記錄日記非常簡單扼要，地點 + 日期 + 事情 + 所花費的時間。除此之外，像是個人對事件的評價，心情感受之類的東西，幾乎沒有。
這種簡單記錄有哪些好處？
簡單記下日期、事件、花費時間長，每次不到一分鐘就完成（使用文末介紹的 app，更是不到 20 秒），一點也不影響接下來要做的事情。
簡單容易省時，才容易讓人們堅持下去。
如果每次記錄都要寫一大段，恐怕根本就沒時間記錄，讓人退卻。
請特別注意，我們在常見時間管理的記錄中，會把時間段放在第一位，如
6:30 ～ 6:45 起牀準備上班
8:10 ～ 8:20 晨會
…..
但柳比雪夫每天的時間記錄法中並沒有幾點到幾點具體時間，他只記錄事件和這件事花費的時間長而已。
爲什麼要這麼設計呢？
當人們每天都記錄什麼時段，做什麼事情，會有一種被時間押著走的感覺。例如會問自己已經下午 5 點了，3 個小時過去了，我到底完成了什麼事？這個過程會給自己很大壓力。
反之，直接寫要做的事情腦海會思考，寫什麼呢？那些快被忘了的重要事情，一件件從回想起來，我們就一件件寫下來。
寫完了就挑一件，看一下表就去做。做完了再看下錶，記錄所用的時間，這樣下來一天就能體驗到益處。
以事件爲先來記錄，能夠強迫人去思考此刻最應該做什麼。
時間記錄的第二個特點是要 – 全天候記錄。
有些人在做時間記錄的時候，只記關鍵工作時間的使用情況，或者只記大塊的時間，零碎的時間不記錄。
柳比雪夫除了日常吃飯睡覺以外，盡力把自己的行爲活動都做記錄，一點也不誇大也不縮小，就像一個虔誠的信徒，向『時間之神』彙報自己對他的使用情況。 – 摘自奇特的一生
這樣做的目的是讓時間目視化！
我們經常好像什麼也沒做，一天就過去了，但柳比雪夫知道通過在紙上記錄自己做什麼，花了多少時間做什麼事情，把看不見摸不着的時間目視化。
目視化是一個非常有效的提醒管理工具。
人的感覺有時候是不準的，甚至是混亂的。只有目視化的數據才能讓人清晰地掌握事實，做出相對準確的判斷。
例如有人很希望自己一天有 2 小時用於練習英文，但苦惱沒有時間。透過全天候記錄發現自己每天上網路追劇的時間至少在 2.5 小時以上，週末更是在 5 小時以上，不統計不知道我們是如何消耗時間的。
所以全天時間使用情況都做記錄，我們才會對這一切有所覺察，才可以清楚的知道自己哪些時間被合理運用，哪些時間消耗是無意義的。
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第二步 ⏱ 時間統計分析
時間統計法之記錄完成以後，第二步就要在這些數據材料基礎上統計分析了。
柳比雪夫統計分析以每日、每週、每月、每季度來當時間區間。每年甚至每 5 年還要分別對自己的時間使用情況統計分析，並寫的分析報告。
聽到這裏有些人可能心裏顫了幾下，心想這也太麻煩了。別擔心，實際上並沒有那麼難，如果很難，囉唆，柳比雪夫本人怎麼會堅持五十多年？把下面 4 個小秘訣通熟就不是難事：
- 第一，事件分類，化繁爲簡
- 第二，重點統計執行重要事項的時間，也就是要事第一
- 第三，統計單項工作所用工時，這樣可以增強自信
- 第四，做年度總結報告，便於直觀回饋
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統計分析第一個秘訣
事件分類
柳比雪夫把自己做的事情分爲『工作』和『休息』兩大類
工作分
- 中心工作：是和他自己理想目標最相關的學術研究工作，比如寫論文寫書等等。
- 附加工作：是能夠促進他中心工作開展的工作，比如給某專家學者回信，探討學術問題。
- 社會工作：是學術報告、講課、開學術研討會等。
除工作之外的其他活動則標記爲
休息 – 包括看報紙、閱讀文藝書籍、看戲劇、散步、刮鬍子等等。
上述分類看起來麻煩，事實上卻是化繁爲簡，想想看一般人一週內要執行的事情有多少，少說也有十幾種幾百件，一個月一年內的種類數量更是多的數不清，但在柳比雪夫的分類下，就只剩『工作』和『休息』。再細分工作，也就是三類，中心工作，附加工作，社會工作。
所以做分類總結時，只需統計這 4 項即可：
- 中心工作
- 附加工作
- 社會工作
- 休息
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統計分析第二個秘訣
只重點統計主要工作需要的時間
書本有一個柳比雪夫例子：
日期 1964 年 4 月 7 日
中心工作
分類昆蟲學畫兩張無名飛蛾的圖 – 3 小時 15 分鐘
鑑定飛蛾 – 20 分鐘
附加工作
給斯拉瓦寫信 – 2 小時 45 分鐘
社會工作
植物保護小組開會 – 2 小時 25 分鐘
休息
給人寫信 – 10 分鐘
閱讀地方報紙 – 10 分鐘
讀列夫托爾斯泰的書 – 塞瓦斯托波爾故事 1 小時 25 分鐘
最後小結
中心 + 附加工作（基本工作）合計 6 小時 20 分鐘
如把寫書研究等『中心工作』和與某專家寫信探討學術問題等『附加工作』合起來命名爲基本工作。而開會講課、學術報告等社會工作則不算基本工作。
爲什麼不把社會工作納入基本工作統計？
基本工作是他能掌控，且與他研究方向密切相關的；社會工作雖也是工作，但是這些會議需要有別人參與，不是他隨時隨地主動想做就能做的，重點是有些會議是否有價值還需商榷。
所以統計基礎工作的時間，就是統計自己能掌控有意義的工作時間。檢視自己的力量向目標前進了多少，產出了多少成果，花費了多少時間，這些時間在一天可利用時間中佔比多少等。
合理的時間運用，並不需要把自己搞得累得半死不活，柳比雪夫如在基本工作花費超過 5 小時，他就會停下來休息、看報、讀小說、聽音樂，看歌劇，戶外散步等。
在 1963 年統計顯示，他一年有效工作時間總和爲 2006 小時，平均每天的有效工作時間 5 小時 29 分鐘。
像柳比雪夫這樣勤奮而高效的人物，一天投入工作的時間最多的時候也沒有超過 12 小時。平均每天用於工作的時間也就 5 個小時左右。
我們現在有很多人每天上班都不止 8 小時，一週工作 6 天甚至 7 天。如果精確記錄時間運用的話，真正花在有效工作上的時間又有多少呢？
我們不是沒有時間，而是沒有把時間拿來完成我們自己認為更重要的事。
分類統計時間的意義在此！
柳比雪夫要求自己必須保證每天都執行跟他理想目標直接相關的基本工作（中心 + 附加工作），必須保證基本工作的地位不動搖，這樣他就不會浪費時間在無意義的事上，持續朝自己的人生總目標邁進。
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統計分析第三個秘訣
統計『連續性的工作』需要的時間
- 如果你是一位系統開發人員，知道自己完成專案需要多長時間嗎？
- 如果你是一位作家知道自己寫某本書花了多少時間嗎？
- 如果你是全職媽媽或爸爸知道自己在整理家務上多少時間？給孩子講繪本多少時間嗎？
柳比雪夫知道他自己的各種連續工作所需時間。例如第一天畫飛蛾 3 小時 15 分鐘，鑑定 20 分鐘。第二天他繼續鑑定飛蛾 2 小時 20 分鐘結束，接着寫飛蛾的鑑定報告 1 小時 5 分鐘。
連續兩天研究這無名飛蛾總共花了 7 小時。柳比雪夫寫了一篇題爲論生物學中運用數學的前景的論文在手稿的最後一頁特別標註了這篇論文的時間用量：
準備階段寫提綱 – 翻閱其他手稿和參考文獻 – 用時 14 小時 30 分鐘
寫作階段 – 29 小時 15 分鐘
合計 43 小時 45 分鐘 – 共 8 天
1921 年 10 月 12 日至 19 日
這麼做有什麼好處？
不用把寫論文視爲一件艱難的事情。因爲已經計算清楚，只要連續工作 8 天就可以，而且一天不到 6 小時，這是多麼令人鼓舞的事情！
本來以爲一篇論文很難寫，結果只需要 8 天，人生有多少個 8 天。
我們很多時候覺得一件事情很難，拖延着不做，很大程度上是出於一種不知道自己能不能做好，不知多久才能做好的恐懼心理。
通過持續對單項工作計時統計，柳比雪夫研究和試驗自己的能力，包含如何讓自己在讀寫工作思考等各方面到底能做多少事情，如何做效能更高，他對自己的能力衡量的精準，無疑不讓自己負擔過重，又充分發揮所有潛能。
所以統計時間一定要統計完成一項連續性工作所花費的總時間，不管多麼浩大的工程，我們每天做一點，有時候隔幾天做一點，只要再做就把這個耗時記錄下來，最後統計這項工作總共花了幾天幾小時。只有這樣我們才能算清楚這項工作的時間成本，以後碰到同類事情我們就能做出更貼合實際的時間規劃。
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統計分析的第四個秘訣
年度總結報告
到了年底，柳比雪夫還要做年度盤點和總結，公正客觀地反映了過去一年的歷史。
總結除了工作連休息娛樂也納入統計，例如娛樂共 65 次。
1967 年柳比雪夫 77 歲的時候，他記錄了一年的讀書情況，總共讀了57本書；全年游泳43次；同朋友學生交往累計 151 小時…..
一般人一年看歌劇、看電影、聽音樂會、看展覽會有 65 次嗎？全年游泳有43次嗎？
一般人工作時間跟他比起來天差地別，就連娛樂消遣的次數也比不上他。大家都公平地擁有每天 24 小時，爲什麼柳比雪夫可以做這麼多的事情？答案就在這篇的分享裡了。
『奇特的一生』作者 – 格拉明在書中寫道，由於做了時間統計，柳比雪夫獲得的時間是最實在的收穫。
柳比雪夫的時間統計法就像一張網，細密的網眼抓住了變幻無常的總想溜掉的日常，抓住了我們沒有覺察到損失掉不知去向的時間 – 『奇特的一生』，格拉明
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第三步 ⏱ 時間統計法之決策計劃
完成了統計分析下一步，柳比雪夫參照統計結果爲未來做出科學合理的時間決策。
決策之一是利用時間下腳料隨時隨地利用一切能利用的時間，不浪費點滴時間。
非大塊的空餘時間 – 日常生活中那些碎片的時間，柳比雪夫稱之爲時間的下腳料。
有哪些時間的下腳料可以利用？比如每一次散步，他都用來捕捉昆蟲。他規定短距離兩三公里路最好拿來步行，省得爲了等車浪費時間。以步當車還有一個好處就是可以鍛鍊身體省得他再騰出時間來去散步。
出門旅行他在火車上讀外語書籍，比如說英語主要就是利用碎片時間段學習。在那些廢話連篇的會議上，他會演算習題。柳比雪夫認爲應當不斷挖掘一切時間潛力從時間中找時間。
爲了讓自己更加高效柳比雪夫根據自己的工作和身體情況總結了 6 條時間使用規則，這也是他從分析統計中得來的智慧。
- 第一條，不將基本工作外的項目設定成必須完成任務
- 第二條，不接受緊急的任務
- 第三條，累了馬上停止工作去休息
- 第四條，不同內容書籍文章交替閱讀
- 第五條，睡得多，一天 10 小時左右
- 第六條，累人工作和愉快工作交替做
這是柳比雪夫的原則
讀者也可根據的情況制定自己的原則，如晚上看手機熬夜影響睡眠時間導致第二天上班疲憊，規定手機不進臥室；長期久坐導致肩頸酸痛，規定工作一小時就起來拉伸肩頸，休息眼睛 5 分鐘；如廁時間太久導致下半身血液循環不良，規定進廁所絕對不使用手機等。
原則不需要多，也不要太難做不到，徒增沮喪。建議容易做到的，定下來了就貫徹執行。
柳比雪夫最強悍的還有制定計劃，比如 1968 年的重點任務是準備學術報告 – 非常重要的國際昆蟲學會議於8月份在莫斯科召開 – 他準備談經驗分類法的任務和道路。
接下來他就開始安排哪些論文應該在會議開幕前寫完，在鑑定昆蟲科屬上需要做哪些工作，要在哪些地方出差考察多少天，他正在連年進行的兩本學術著作還要寫多少頁等，透過以小時為單位的方式計畫。
因為平日已經有精確的時間資料庫，什麼事情需要以多少的時間準備，這趟行程還可以附加什麼活動、拜訪什麼人等，都可以讓整個活動讓自己完成得順利無礙，並且沒有壓力，如願達成。
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時間管理 APP 是專注的幫手或殺手？
很多人把自己時間管理和 APP 綁在一起，常常抱怨沒有好用的 APP。
柳比雪夫那個年代只能用紙筆但他依然做得極好 – 工具絕對不是關鍵因素。
關鍵是下定決心，持之以恆的執行。當第一季成果出來，相信堅持就不會難了。
筆者唯一使用的 APP 是極多人愛用的 Toggl
依據柳比雪夫的時間分類，以 Toggl 的 project 來設定分類：
- 中心工作，設定成 1 Main Job
- 附加工作，設定為 2 Supportive Job
- 社會工作，設定為 3 Social Work
- 休息時段，設定為 4 Rest
如果還要更細的分類，Tag 就可以了。
像是這篇文章加上圖片整理，Toggl 幫我計算總共使用 13 小時 52 分鐘。
文章內容摘自『奇特的一生』，Potato Media，KKNews.CC，以及文法潤飾。
