【科技業人資忙什麼？】Chapter 9- 作者：Miss Wendy 溫蒂小姐
招募（Recruitment / Talent Acquisition）
招募看似是HR簡單的日常工作，但是既須做好策略規劃，同時又有很多細節繁瑣的事需要落實執行，所以有些公司是配置完整又專業的招募團隊來執行。
很多人剛踏入HR領域時都是從招募人員（recruiter）做起，這工作有什麼眉角要注意呢？HR Business Partner 在招募流程中又扮演什麼角色？
除了溫蒂在Chapter 7｜人才招募方式百百種（上篇）和Chapter 8｜人才招募方式百百種（中篇）介紹的各種招募活動之外，recruiter 每天也持續在做日常的招募工作：收集用人需求、張貼職缺、收集履歷、初步篩選、給用人主管評估、邀請面談、接待面試者、回覆面試者問題、收集面試回饋、安排二次面談、發感謝函、履歷資料建檔等。
溫蒂在 Chapter 3｜HR 部門怎麼分工？談到溫蒂公司 HR 部門的配置中只有 2 個 recruiters，平均每人同時負責超過 100 個職缺，大家能想像嗎？
當然這些職缺也有分輕重緩急和優先順序，有些職缺其實沒那麼急著要找人，有些職缺甚至是讓用人主管自己收集、篩選履歷、甚至邀請面談。（但如果能由 recruiter 統一作業，公司專業度看起來會比較好。）
這些日常招募工作看起來好像沒什麼難度，但是魔鬼藏在細節裡，溫蒂觀察到很多常被忽略的細節值得特別留意，例如：
- 用人主管常常把職務描述（Job Description）和職務需求（Job Requirements）混在一起寫，recruiter應要協助改寫和分類。
- 用人主管有時只是很簡單條列出工作項目，但是職務描述需盡量將工作內容寫得詳細完善、吸引人卻又不誇大。
- 職務描述中常常出現公司內部用語或縮寫，應改為大眾通用的用語。
- 公司制式履歷表格太繁瑣，甚至有許多不必要的個人隱私問題（如籍貫、婚姻狀態、家庭狀況、血型、身高、體重等）。
- 沒有確實追蹤面談結果或忘記發送感謝函。
在這些日常招募過程中也會出現 Chapter 8 提到的中階人才與 CEO 團體面談的人選，但是用人主管常跟溫蒂說不希望他們面談的人選被送去 CEO 的團體面談，因為一旦去了結果就是一翻兩瞪眼，如果 CEO 不喜歡這個人選，就只能直接說掰掰了。
但是團體面談人選常常不足，所以用人主管這個請求還是會被主辦的 HR Business Partner 拒絕的。（我們也有業績壓力阿！）
HR Business Partner 在招募流程所扮演的角色
HR Business Partner 負責掌握事業群組織內的人員編制，recruiter 會先向 HRBP 確認後再開啟職缺。
HRBP 接下來的參與時間點通常是在第二階段面試，recruiter 會先將履歷和用人主管第一次面談的紀錄給 HRBP，如果沒有問題就會安排事業群總經理、HRBP 和用人主管參加第二階段面試。如果有疑慮的話，HRBP 也可以先與用人主管釐清。
然而「技術類」的職位如工程師，則是直到用人主管送錄用單，HRBP 才會打電話給他們談薪資和錄用。
二次面談後有時 HRBP 還需要做資歷查核（Reference Check），確認應徵者過去的公司、職務內容及工作表現。通常應徵者提供的主管名單都是對他們工作表現讚譽有加，但溫蒂也真的遇過有「推薦人」說應徵者工作上的不適任之處，而且他也很驚訝怎麼會被列為推薦人…。
因為 recruiter 沒有負責薪資的領域，所以一旦由 HRBP 接手與應徵者談薪資，就是由 HRBP 負責持續與該應徵者聯繫，並完成後續的錄用流程。
HRBP 談好薪資（複習一下：Chapter 6｜你最在意的薪資／績效獎金／分紅／調薪）並且確認要錄用後，HRBP 還要填寫錄用單並進入錄用簽核流程（用人主管→事業群總經理→人資副總）。
這個時候應該很多人都會遇到 HR 跟你說，聘任書還沒收到是因為錄用流程還卡在簽核。
卡在簽核的原因可能有很多，有時人資副總會提出「覺得薪資給太高」、「這個部門沒賺錢為什麼還要找人？」、「這位履歷看不出來有符合條件啊」、「這個前員工之前在公司的績效考核如何？（延伸閱讀：【科技業人資忙什麼？】Chapter 10｜績效考核怎麼評？｜沒有人想當最後的 5%）」、「從面試評核表看不出來要錄取的原因在哪」等問題，HRBP 就需要先向人資副總釐清這些疑慮後才能順利發出錄用通知（或是很不幸地被擋下）。溫蒂也曾經原本和應徵者談好薪資，卻被人資副總退件而必須重新協商薪資。
有時溫蒂的小確幸就是開會回來後，看到桌上放著人資副總簽好的聘任書。
因為 recruiter 的工作已經多到滿出來（也可以說是人力配置不足導致），平常沒有時間「主動」尋找潛在人才（Talent Hunting），這也是溫蒂覺得很可惜的地方。
有時 HRBP 就會代替做這個工作，我們口語常說的「撈履歷」，就是在人力銀行網站上設置條件並搜尋可能合適的履歷，再主動聯繫。
LinkedIn 招募功能
現在越來越多公司也開始使用 LinkedIn 的招募功能，當時溫蒂就是先請歐洲分公司幫忙買了一個 LinkedIn 的招募帳號（從歐洲下單的價格比亞洲優惠），並負責操作台灣總部的 LinkedIn（恩…溫蒂的工作就是這麼雜…）。
這個招募功能的一大好處就是可以設置很多篩選條件來「撈履歷」，並且如溫蒂在【HR新知分享】HR 如何對抗職場上的歧視？提到的，禁止以性別、年齡等條件來篩選。
購買招募功能還可以看到所有會員「未開放」的人事履歷（profile）內容，但最大的缺點就是 99% 都沒有聯絡電話或 email，只能透過 LinkedIn 發送訊息功能，而常常都是未讀未回。
張貼職缺數量（Job Slot）的費用是需要另外加購，職務內容則是可以無限次更換。人資副總只願意讓我們買2個（我前面有提到公司職缺有多少吧？），所以溫蒂只好想辦法把所有類似職缺都塞在同一個貼文裡，或是直接做 CEO 團體面談的廣告宣傳。
因為能夠張貼的職缺有限，所以通常溫蒂只能選擇一些比較有可能使用 LinkedIn 的會員族群，如業務、HR 等職種來張貼職缺。
LinkedIn 會員遍布全球，溫蒂偶爾還需要幫其他規模較小的如澳洲、印度、新加玻等海外分公司張貼職缺並收履歷。
若有人投遞履歷的話，溫蒂會收到一封封的 e-mail，如果應徵者有附上自己的履歷，就會有附加檔案；若無，e-mail 中就只有名字和簡單的學經歷，如果要看完整的 profile 還要點連結進去網站看，再存成 PDF 檔案傳遞給其他 HRBP 或用人主管，如此的招募流程效率就會大打折扣。
LinkedIn 會顯示出張貼職缺的人的資料，所以溫蒂也時常收到應徵者傳訊息問問題。現在有一位 HRBP 就是透過 LinkedIn 主動聯繫溫蒂，才安排面談後加入公司的。
員工推薦（employee referral）
是很常見且成效高的招募方式，公司也一直很想拓展這個管道，甚至把推薦的比例設為部門目標之一。
我們想了一些方法，例如把握新進人員的人脈網絡，在剛到職時就請他們推薦認識的人選；聚焦重點職缺的需求條件來幫助員工回想身邊合適的人選；透過員工的社群媒體管道來宣傳等。
歐洲分公司的 HR 也特別積極推廣員工推薦方案，定時發信給所有員工告知目前公司的職缺，並提醒他們推薦方式和推薦獎金。
上一篇溫蒂有提到，公司不用獵頭公司來找人，所以就要多仰賴現有廣大員工來充當獵頭了。
【備註】本系列連載內容以溫蒂前公司為背景，並以溫蒂親身經驗為基礎，不代表前公司或同仁立場，亦不一定適用於其他企業，特此聲明。
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