在招募流程中，可以透過信件白紙黑字的傳達清楚的資訊給求職者
即使電話中已經達成共識，也建議寄出信件，讓對方留底以免沒有資訊回頭看
這篇文章主要分享招募流程中會需要溝通的信件，包含了信件內需要呈現的要素有哪些，也有分享範例讓大家更容易意會
由於現在人才越來越搶手，所以我所分享的範例會更強調雇主品牌的行銷，有別於一般傳統的信件內容
信件種類包含
- 面試邀約
- 面試安排通知
面試邀約信件
信件內需要呈現的資訊清單
招呼語
跟寫Mail一樣，開頭要先打招呼，依公司文化/習慣不同，可以使用不同的招呼語
例如: 您好、Hi、Hello
小撇步: 在招呼語的後面，複製貼上求職者的名字
這個小撇步看起來沒甚麼，但是大多數的企業在初次接觸求職者時，真的很少人願意多做這一步
告知你是誰
招呼語後，要告知你是哪家公司的誰，可以自行判斷要不要提供職稱
簡短介紹公司
用一句話簡單說明公司的屬性、背景
例如，是甚麼產業、是某某集團底下的子公司、是某某外商的台灣分公司、公司主要產品是甚麼甚麼
請選擇你覺得寫出來最吸引人看下去的、比較知名的
簡短敘述目前在找的職缺 / 對方哪裡符合 (為何想邀約面試)
用一句話敘述你想邀約他面試的職缺是甚麼
敘述職缺的方式，大多數的企業都只有直接告知職稱
小撇步 : 也可以從技能面、資格條件下手
我自己都會看求職者的履歷背景來決定
如果是新鮮人，沒有實務經驗，我會用直接用職稱來告知我要邀約他面試甚麼職務，或是 “對從事OO職務有興趣的人才”
如果是同業的人才，我會寫說 “在找跟你一樣有OO經驗的人才”
如果是符合相關技能的，我會寫說 “在找會OO的人才”
這樣可以提升求職者對雇主品牌的好感，可以讓求職者知覺到這家公司是有看過他的履歷才邀約他面試的
告知你的期望
介紹完你要邀約面試的職缺後，可以接著告知你希望他幹嘛，是要回電、還是提供聯絡方式、還是直接進入面試
以下範例
若希望回電、接電話
-因方才與您電話聯繫未果，煩請提供您方便通話的時段
若希望對方提供聯絡方式 (目前人力銀行可以讓求職者選部分開放，所以企業看不到電話)
-因無法與您聯繫，希望能有機會與您通話進一步介紹職缺細節
若希望直接約面試
-想邀約您進行面談，讓您有機會更認識我們，煩請回覆您方便面試的時段
小撇步: 簡短敘述能吸引他的地方
這個部份可以被放在兩個位置
第一個位置是
在介紹完你要邀約面試的職缺之後，也就是告知你的期望之前，一樣用一句話介紹的方式
在這個位置，建議是寫跟這個職務相關的，例如，如果是找攝影師，可以說 “公司有自備攝影棚與剪接室”，之類的
或者是，可以說這個職務的未來發展，例如 “該職務被定位為儲備幹部”，之類的
第二個位置是
告知你的期望之後，可以在下一個段落用條列的方式，就可以介紹比較多吸引人的內容，建議寫公司的福利或是特色
可以用額外的小標題來呈現，範例如下
[我們對員工愛的表現]
-每年每人一萬元學習基金
-每週一次水果日
小撇步 : 留下公司介紹/報導/社群/產品連結
這個小撇步，對於知名度低的小公司要吸引人才很有用
在初次接觸求職者的時候，就附上公司的報導來讓對方知道你們不是默默無名，讓求職者安心
如果報導內容是關於公司文化、福利的話，更加分
如果公司產品、商業模式比較冷門的話，附上介紹連結也會讓求職者對公司有更多的認識，可以提升雇主品牌好感，也讓求職者知覺到公司招募的用心
如果公司有在經營為了招募、雇主品牌形象的社群 (尤其是LinkedIn)，附在面試邀約信件中，效果也很好
還可以提升經營社群的績效 (流量、追蹤數)，一兼二雇
留下你的完整聯絡方式
這個部份可留可不留，如果怕被求職者打擾的話，就簡單附個有職稱的簽名檔即可
有留的話，求職者要打電話回去也比較方便
面試邀約信件範例
Hi OO(求職者名字)，我是 OO公司的人資-Miriam，本公司主要的產品是OO，目前組織在擴編招募和您一樣 OO 的人才，因無法與您聯繫，希望能有機會與您通話進一步介紹職缺細節，若有任何問題請不吝與我聯繫
[為什麼要加入我們]
– OOOO
– OOOOOOO
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