什麼是學習管理系統 LMS ？如何選擇企業最合適的 LMS

企業營運（包含遠端運作）對協同合作的需求與依賴日增，人力資源 (HR) 團隊持續調整精進科技以滿足員工訓練發展的需求 – 全球 Fortune 500 強公司皆採用可自定進度的數位學習課程來訓練發展員工。2021 年 7 月 22 日

然而，有一個問題：
許多行業的人力資源和學習與發展 (L&D) 部門，為了更新的技術放棄一些老舊的學習工具與軟體，這些會引來更多的適應性問題，包含人的適應性，以及新舊系統連結的問題。當這種更新、學習和採用，跨越多重範圍時，情況會變得更加複雜。

到現在為止，您可能已確定了您的學習與發展系統，但不知道如何讓每個人都繼續前進。在這種狀態下，您的系統最終可能會被閒置，目標無法實現，那是因為更需要適當地確定您的學習目標。

取得突破的方法

首先讓您的員工為數位化方向的轉變做好準備
您的訓練發展計劃應提供人員很容易接受的個人化體驗
您應該跟進學習者的進度
最後，將學習成果連結到提高組織與團隊的整體優勢

透過本文，您將詳細了解 LMS 系統是什麼以及如何部署它以發揮最大優勢。那麼一個明顯的問題是：

什麼是學習管理系統？

學習管理系統是一個學習平台軟體，創建、發布、交付和衡量 – 組織的數位學習內容，並管理實體學習

LMS 通過線上課程和現場教學課程提供不同格式的內容。許多線上 LMS 平台採用了複雜的人工智能 (AI) 來了解學習者的行為並為學習者打造個人化的學習體驗。

學習管理系統的目的是什麼

在最簡單的層面上，學習管理系統可幫助組織團隊收集、發布和跟進學習活動。它應該包括以下內容：

新人入職：新員工將受益於 LMS，以幫助他們快速找到各單位位置，工作指導書，所需流程圖和工作相關程序的資源。
發展和留才：LMS 可以確保員工擁有正確的技能、產品升級和更新的知識，並了解公司發展趨勢。
合法合規訓練：LMS 將確保員工接受合規訓練，例如針對定期認證和必要程序學習。這有助於降低風險並避免與合規性相關的任何問題。

然而有一個常見的誤解，我們需要在進一步研究之前澄清。

LMS 與 LCMS（學習內容管理系統）

LMS和 LCMS 經常（錯誤地）互換使用。兩者都可以提供數位內容並且兼容 SCORM。

LMS 和 LCMS 的區別

LMS 是一個用於發布、交付和追踪課程完成進度的平台。它只是一個已發佈內容的指定存儲區。內容更新通常在系統之外管理。最終目標是衡量課程完成進度並提供回饋。它主要服務的焦點是全體使用者（學習者），而不是經常需要製作、維護和優化內容的作者。

LCMS 是一個支持整個訓練內容循環的平台：授權認證工具，發布，交付和測量。它提供了一個協作中心，內容可以在其中以多種格式同步和重複使用。這些格式可以在 LMS 中發布使用。同時，它提供了一個集中式的內容資產存儲庫，並支援與管理單一發布。LCMS 的焦點是經常需要製作、維護和優化內容的作者。

請記住，這不僅僅兩者選一，或是那一個比較好的問題。兩者有不同的用途。但兩種平台的健康融合可以為任何 HR 組織提供完整的解決方案。

補充：LCMS 的發展近年已弱化，現今很多方便又便宜的 Authoring tools，快速演進讓 LCMS 跟不上，難以符合企業演進的發展趨勢。 – George Yang 補充。

學習管理軟體的優勢

企業營運比以往更加依賴於協作，企業訓練發展也是。擁有合適的學習活動管理系統可幫助激勵員工、提高生產力和改善學習成果。因此，在尋求將 LMS 整合到您當前的人力資源制度或系統時，以下重要原因值得考慮！

數據 – 完整性

數據冗餘會浪費時間並導致訓練發展效率低下。智慧 LMS 系統帶有數據完整性工具，以確保數據輸入的一致性和準確性。

數位訓練發展 – 個人化

您當然希望能夠取得每位員工訓練記錄的進階分析，包括過去的表現、工作職責和線上訓練發展進度。更好的可見性意味著您可以根據員工的必要技能、工作任務和職業抱負推薦訓練課程。您可以全面了解員工的工作歷史和員工的整體情況。這有助於您了解表現最好的人，然後他們可以得到更多的進步。同時，您將識別哪裡有苦苦掙扎的員工而系統可以提供什麼樣的幫助。

轉化趨勢 – 可操作的目標

當員工與您的 LMS 互動時，您可以發現數據的模式和趨勢，並將其轉化為可提高使用者績效和協助員工面對挑戰的資源。

例如，部門 A 正在努力解決員工留才率低的問題。您可以利用做得更好的 B 部門數據，將其歸結為更具吸引力的內容給 A 部門。

推薦閱讀：十項最佳留才策略 – 疫情衝擊下如何留住您的超級團隊

有效分析大數據 – 優化訓練發展

將 LMS 與您當前的 HR 系統整合可幫助您更快速、更高效地分析數據。然後您將更深入地了解您的人才庫以及他們需要的訓練發展模型。

例如，您可以考慮員工的工作說明書 JD，根據他們的 LMS 訓練發展進度，掌握訓練發展差距。依此提供額外的訓練發展資源來幫助人員適當地擴展他們的能力或技能。

注意：一個精簡的系統有著維護的顯著優勢。其中的大數據可以在您現有的系統和 LMS 之間交流與轉用，確保訊息自動同步和更新。

提高訓練發展的投資回報率

『減少時間』，和『快速收集可操作數據的能力』，都可帶來有利的投資。您必須只選擇具高度影響力的訓練計畫，並丟棄無關緊要的。您必須仔細做功課，才能知道什麼最適合您的企業，同時避免『高學習曲線』或『混亂的界面』。接下來，讓我們考慮學習階段以及 LMS 如何在此過程中提供幫助。

LMS 的應用過程

David Kolb 的學習週期揭示了學習的四個主要階段。

這些階段概括為：

預習：揭示目前的訓練背景，幫助學習者將他們所擁有的知識與他們尋求的新知識聯繫起來。
學習：定義課程內容，包括態度、技能和知識。
應用：學習者應用所獲得的知識和技能，或是工作場所中態度的轉變。
適應：幫助學習者根據他們的學習改變他們的工作環境。

補充：請注意，此循環已進入學習階段。學習前的目標設定，目標溝通代表已經完成。HR Sensei 補充。

但如何在 LMS 的內容與情境中應用上述階段？讓我們一一回顧：

預習階段

使用預先評估學習者已經知道的內容。例如您可以設計一組 10-20 個問題的考卷，如員工通過此測試，他們可以繼續實際訓練。否則在引入新訓練之前，先考慮更基本的訓練內容。

學習階段

向學習者介紹加強學習目標的核心學習流程，每個階段的目標與標準。可採用混合學習策略，將課堂課程與數位學習課程結合，以提高熟練度。對於時間不多的人，可以採用微學習課程，時間短，專注於單一目標 – 採用動畫影片或簡短的互動遊戲形式。眾所周知，這與常人較短的專注力一致，並為使用者提供一個可行目標所需的確切內容與方案。

應用階段

幫助學習者根據新獲得的知識和技能練習鞏固他們的知識。實做模擬最適合這個階段，因為它們是現實世界的複製品，員工可以在沒有失敗風險的情況下體驗真實的工作環境。

例如，對員工訓練電腦網路能力 – 以連接和解決網路中斷問題。可以將它們引入Packet Tracer，而不是真的篡改現有設備，這是一種 “觀察、嘗試、做” 的模擬實驗，在沒有風險的情況下模擬現實網路運作模式。

他們會觀看，嘗試按照提示操作，最後自己執行操作。通過這種實際展示知識，才能有效符合設定的目標能力達成。

適應階段

在這個最後階段，員工將他們學到的知識轉移到實際工作環境中。LMS 可以幫助夥伴更新知識並支持工作績效。

不過有一件事：重複練習是關鍵。

學習遺忘曲線顯示，在學習的第一天，記憶力保持在 100%。它在第二天下降到 50-80%，依此類推。到第 30 天，保留率僅為 2-3%。

圖 2：學習遺忘曲線

因此考慮定期複訓或定期檢核考試，加強學習，更新知識 – 減少學習遺忘曲線很重要。

微學習和移動學習也是此階段的首選，因為它們以小塊形式提供材料，並適合您員工的繁忙日程。同時考慮訊息圖表、操作指南短片、互動式 PDF 和指引清單等格式都派上用場，學習者應可以在需要時，在任何地方，任何時間輕鬆獲得。

例如一個新進的銷售員工。在此階段，最新價格和報價的 PDF 文件是與客戶打交道時的有力參考，可幫助他們更自信地採取行動。

參考閱讀資料：知識管理 – 需求 – 挑戰 – 突破 – 人力資源必備

LMS 學習管理系統的管理

要有效地運行 LMS，需要考慮最佳實踐作法。

角色分配

這是管理 LMS 的第一步，也是最關鍵的一步。您將向關鍵部門（例如 HR、營運和 IT）指派相關負責人員（PIC）。記得強調『自我當責』對於確保每個人都做好自己職責的重要性。

一個好的 LMS 可以輕鬆執行系統管理工作，例如註冊用戶、根據級別授予他們訪問權限以及執行諸如創建和管理課程等系統功能說明任務。

新員工入職

讓新員工開始使用 LMS 會帶來多重挑戰 – 考慮一下不精通技術的領導者和似乎害怕系統複雜性的學習者。

因此，在企業內部做好 LMS 行銷與溝通至關重要，別忘了突出 LMS 的方便，有效，功能與個人化。或許可以引入獎勵措施來鼓勵在這個過程中的學習者。

在後台管理方面，系統管理者熟悉如何快速，批次，或自動化新增用戶是關鍵。

創建和發佈內容

眾所周知，對企業與員工有益的訓練內容可將員工敬業度提高 18%。然而達到這些標準所需的專業知識可能非常廣泛。除了 PowerPoint 之外，創作者還可以考慮互動式動畫、遊戲、短片、音頻和圖片來豐富所設計的內容。

員工敬業度提高 18% 資訊出處：
https://mollyfletcher.com/3-reasons-to-implement-e-learning-in-your-organization/

課程創建可能需要相當長的時間，尤其是當內容是自行訂製以滿足特定組織的需求時。您可以製定具有合理課程交付日期的時間表。然後跟進，以確保及時有品質的交付。

下一步涉及發佈內容，這需要了解 LMS 工具。焦點是良善的使與者界面，盡可能提供便利的登入與操作功能。除此之外，請考慮與第三方軟體供應商與相關系統的整合。

補充：LMS 整合 eHRD 的發展是趨勢也是事實。但 JD 等不一定需要跟 HRM 系統整合就能做到更好。畢竟跨廠商跨系統的整合成本高，變數多。而大部分現在的 HRM/HRD 整合，都只有從 HRM 每日匯入更新的人事組織相關資料而已。George Yang 補充。

匯報進度

LMS 的一個影響營運要素是它擷取的數據，包括課程進度和考試表現，更進一步是行為數據分析。通過適當的圖形和圖表，可獲得準確 LMS 活動的報告，同時使組織能做出數據驅動的決策和調整。

IT 資源

當 LMS 準備好建置時，應考慮與 HR 系統整合、伺服器維護、技術支持和資訊安全等任務，這些請交由 IT 處理。

在這一點上，誠實的評估企業內部 IT 資源是必要的，因為它與 LMS 相關，並且不會影響LMS 的有效性。或者組織可以考慮外包給 LMS 提供商的 IT 團隊。另一種是雲端服務 SaaS。

使用者支持

通常 LMS 使用者會對系統的工作方式有疑問。您需要有一些方法或資訊，讓使用者知道如何操作從簡單到複雜的各種 LMS 功能。例如有客戶支付延期，使用者可以迅速查到如何處理這種特殊收款流程。

別忘了 LMS 操作訓練

LMS 操作訓練就是讓員工熟悉和適應您將實施的學習管理平台。訓練有素的員工能夠容易使用得更好，從而帶來更好的營運效益（利潤）

您需要 LMS 訓練發展系統嗎？

您是否對 LMS 訓練發展系統適用於您的組織猶豫不決？如果是這樣，需要問自己幾個問題：

您每年花在訓練發展上的費用是多少？傳統的訓練發展意味著您支付講師（或在某些情況下，也包含員工的）的交通費用、預訂上課場地、及其他隱性費用。LMS 將提供一種更有效的方式來追踪學員的進步並降低訓練發展成本。
您的課程設計製作，是否具備一條龍的效率？LMS 以集中模式提供材料、內容和說明，形成一條龍效率。
您如何追踪學習績效？實體課程訓練是可以的，紙本問卷也是大多數企業使用的一種選擇。但如何隨著時間的推移管理這些數據，比如五年後？ LMS 軟件將具有用於進度追蹤、知識獲取和 ROI 的性能指標。
您需要滿足合法合規稽核嗎？許多公司需要訓練發展評估來涵蓋合規性。舉例，在於能源部門（石油或天然氣）操作技師的認證。與傳統方法相比，數據和進度報告大大增強了這項任務品質與掌握度。在有些國家這是法規必須遵守的事項，無從避免。