選擇一套人資系統,可能曾經是人資人員的一個重大專案成就,也可能是一場惡夢,端看導入後是否達到當初的目標,以及使用是否順利,或是問題連連。以下的分享,提供給即將協助企業評估及購買或組用系統的建議。

有些企業的 IT 團隊可自行撰寫 ERP,MES,PLM 等中大型程式,HR 相關也沒有問題,這也算是一種幸福,因為 100% 客製化。這群幸福夥伴,請看看別的 HR 不同經歷吧。

先釐清需求,才能踏出第一步

聽過有夥伴提出的需求點是希望便利,那系統選擇時,將不會是我們一般看到的 HRM 或是 HRD 的系統,辦公室流程 RPA 可能才是正確的。定義需求時,請注意:

  • 什麼是短期的必要需求,什麼是中長期必要需求。
  • 什麼是中長期可能需求。

HR 人員在需求分析時,請同時替企業,部門與用戶思考,而不僅是從 HR 的立場與角度思考。

Human Resource Management System – Wiki

評估的邏輯 – 必要項目與加分項目

必要需求被滿足是最底限,可能需求或廠商提供的其他功能,是加分項目。例如,你要找薪資系統,則薪資計算 100% 符合當地勞動,個人所得稅,保險等法令是最底限。

依據企業狀況調整成必要或加分的項目

企業的組織架構,規章制度,流程走法

  • 這三個項目有的企業是剛性無法修改,只能程式配合;有的企業是優化為主,可以配合程式。請特別注意。

法令更新

  • 依據法令的變動,系統商可以提供什麼樣形式的更新支援,這個每家公司的底限不同,有的要自動即時更新,有的希望時間到之前有更新即可,有的企業忘記評估這件事情,結果發現系統供應商更新需要 3 個月,而且還不見得派得出人手到客戶公司處理,因此痛下決定更換廠商。

系統是否有其他模組

  • 如果系統商的其他模組,可以滿足未來需求,則是有利的加分項目,連貫性與各模組的互動性較佳。企業也可以把此項當成是必要項目。但提醒您,必要需求被 100% 滿足才有意義,不能因為其他模組的考量而妥協。

系統是否可連結企業現有的 ERP 系統

  • 如果不行,可能需要請廠商或 IT 撰寫拋轉程式處理,再不行,可能要定期手工匯入。

系統報表提供

  • 企業通常需要報表,系統上的報表是否大部分滿足需求,或可以自主化調整運用。

系統導入的時間長短。

  • 專業有經驗,服務水準在高標的人事系統公司,導入可以在 2-4 週後開始平行測試。參差不齊的,十個月後還沒有開始平行測試。

系統商的年資與品牌口碑

  • 導入系統這件事,HR 花的努力是其次,最怕的是兩三年後發現不合用要更換,剛剛成立的系統商,可能要多考慮;已經在市面多年的,則可多問幾位 HR 朋友實際使用的心得與其優缺點。在各論壇或是人資園地詢問不太準,裡面會有許多業代。

系統費用

  • 費用如在企業可負擔範圍內,其實是最小問題,能處理問題,平時使用問題不多,不大,維護快速才是重點。因此費用的折扣與優惠建議為加分項目,而且不應太高。

系統商的內部專家

  • 有的系統商在建構系統時,引入法令專家,人資專家的意見,並在導入過程適時提供相關建議,這是極有用的加分項目,但不該是必要項目。但也有人資系統公司,隨意聘僱學歷很高的人資顧問,但細看學歷與背景,會發現學校不曾聽聞,經歷的公司也都是中小企業,須特別注意。
  • 有的系統商會提供多元且相關的後續活動,如訓練,講座,教材,客戶分享等加值活動,品質好的可以邀請到極具水準的專業講師。

系統商滿足需求的評估分析圖

找尋系統商不難,在台灣本地以及 Google 其他國家的線上服務機構,可以找到許多表現很好的系統商,依據下圖範例我們可以看出需求被滿足的情況:

模組項目 考勤薪資 所需語言 績效管理 訓練模組 職能評鑑 專案管理 支援 ERP

法令
更新

報表模組 簽核模組 廠商年資
三年以上
同規模
客戶家數
必要需求 v v v v
加分項目 v v v v v
權重比例 不可缺 不可缺 10% 20% 不可缺 40% 20% 不可缺 10%
A 系統商 v v v v v v v 等3個月 v v v
B 系統商 v v v v 等1個月 v v v 2家
C 系統商 v v v v 即時 v v v 10家

雲端  SaaS 系統 VS 套裝系統  On Premise

這幾年雲端 SaaS 訂閱式服務大行其道,是人資朋友值得考慮的選擇,但不見得套裝型的就不佳。雲端有下列優勢(下表由 Peter Pai 提供):

雲端 SaaS  VS 套裝內部安裝
  雲端 SaaS

 

套裝
付費方式   月繳,或年繳,不綁約 一次付清,有的會綁約
退款保障   不滿意可在合約規範時間後停用 不滿意無法隨意退款
維護費用   以5年來看,約套裝的1/5-1/4 各種授權與維護,約軟體費15-20%
隱藏費用   主機成本,主機電費,網路專線費,作業系統費,資料庫費,IT人員費,IT人員休假管理
升級費用   不須支付 須支付
系統維護

資訊安全
  不需要額外照護 須專人維護主機,網路環境,檢查病毒,設定防火牆
機房管理   各式雲端機房 須自行建立機房,不易符合專業需求(有企業因淹水與火災資料主機與備份皆損毀)
連線安全   一般含安全憑證 須自行購買安全憑證
穩定性   知名雲端機房的穩定性極高 依據設備好壞,管理人員程度影響很大

套裝企業內部安裝的優勢有:

  • 可以客製化的程度比較高,因為雲端的優勢是即時服務與法令更新,因此大量客製化的難度就高。一套相同系統同時服務多數用戶,效率最佳。
  • 有些企業有資安顧慮,擔心人事資料或薪資資料外洩,套裝相對安全。(我問過幾家 SaaS 的系統商,回答是: Office 365 並不會比 Office 2019 危險)
  • 不用擔心網路斷線問題。

(以上比較由 Peter Pai 提供)

雲端人資系統的評估方法

以下資訊由 Dalton Hsu 提供

雲端人資系統:功能列表

以下所羅列的項目,基本上就是一個最最基礎人資系統,務必要有的功能, 如果沒有的話,小編真的不知道為什麼公司還會想買啦!🤣🤣🤣

1. 雇主紀錄
2. 員工目錄
3. 組織圖
4. 公司公告
5. 公司行事曆
6. 員工保險薪資單
7. 稅務申報
8. 匯出報表功能
9. 休假管理
10. 出缺勤追蹤
11. 費用請款

雲端人資系統:進階功能

(一)薪資調整

無論你是要稱呼他雲端人資系統、人資軟體還是人資管理系統,在使用計算薪資功能時,務必注意這個人資系統是否能隨著《勞動基準法》的法規調整,而跟著即時升級。最常見到問題就是,人資系統無法跟著法規,變更勞健保扣繳級距,也無法即時更改勞退的級距,這對計算薪資就會是很大的麻煩。

畢竟法規上有規定,就是要依照合約上的發薪日發放薪水,員工是不可能等你慢慢算薪水,遲發薪水更會有法律問題呀!

(二)使用者介面

不要忘記,使用這個人資系統的可是你的員工!因此,更直觀(直覺)的使用者介面,不但有助於提升員工的使用率, 更降低人資單位手把手的教學時間,進而提高員工生產力。

(三)資料存取

與 ERP 系統功能相似,雲端人資系統不但免安裝費, 只要連上網路,即可讓員工透過桌機、 手機,甚至是其他行動裝置使用,方便又快速,因此也是很多人資的新選擇。

(四)功能整合

一套優秀的人資系統,須將各項功能整合,以簡化公司內部工作流程,不然花錢買是花心酸的嗎?🤣🤣🤣 因此,小編會建議各位查看自己公司現在所使用的人資系統,在休假、薪資與請款等功能是否有同步整合。如果沒有,也可以檢視在其他功能的作業時間,是否還是能滿足公司所需。

(五)目標管理

有些公司會希望人資系統的功能,還可以包含目標管理功能,像是自訂團隊目標、讓員工員工自行設定目標(員工自我評量)等,如果公司本身就有引用其他軟體,來進行團隊 KPI 或是 OKR 成效追蹤,人資系統有沒有這個功能,小編是覺得沒這麼重要。

(六)客製化

重點來了,客製化!有些大型公司會有較為複雜的人事處理流程,像需要有線上簽核功能、有些則需要連 wifi 員工才能打卡,因此,所使用的人資系統是否能有一定的彈性,並隨時跟著公司政策調整,當然舉足輕重。建議在一開始評估的時候,就可以把公司的特殊需求列出來,這樣也能更快找到適合公司的人資系統唷!

(七)客戶服務

人資領域所要注意的細節極多,因此,實際使用後是否能享有貼心又即時的客服經理,來協助公司匯入資料、計算薪資當然很重要,是否能即時排解問題,也是要考量的項目!

以上由 Dalton Hsu 補充說明。

總結

上面的範例並不是完整的分析,因每家企業關注的焦點不同,焦點的權重不同,無法列出一個萬用標準。參考上面分享找出適合企業的評估方法,加入 IT 部門與使用者意見,較能提高 HR 做出正確的選擇。精簡三個重點如下:

  1. 務必釐清企業必要需求,評估審查底限與加分項目,給予權重,算出系統商的初步得分。
  2. 詢問幾位曾經使用者的口碑。
  3. 盡量要求試用,甚至是付費試用都可以。試用不是人資就好,內部 IT 人員還有其他內部用戶都要,聽聽他們的想法。

祝福選到合適的系統。

Dalton Hsu 為 Swingvy 雲端人資系統 GM

Peter Pai 為 UP TECH 鼎盛科技雲端人資系統 客戶總監, 依據英文字母排序。

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