選擇一套人資系統，可能曾經是人資人員的一個重大專案成就，也可能是一場惡夢，端看導入後是否達到當初的目標，以及使用是否順利，或是問題連連。以下的分享，提供給即將協助企業評估及購買或組用系統的建議。
有些企業的 IT 團隊可自行撰寫 ERP，MES，PLM 等中大型程式，HR 相關也沒有問題，這也算是一種幸福，因為 100% 客製化。這群幸福夥伴，請看看別的 HR 不同經歷吧。
先釐清需求，才能踏出第一步
聽過有夥伴提出的需求點是希望便利，那系統選擇時，將不會是我們一般看到的 HRM 或是 HRD 的系統，辦公室流程 RPA 可能才是正確的。定義需求時，請注意：
- 什麼是短期的必要需求，什麼是中長期必要需求。
- 什麼是中長期可能需求。
HR 人員在需求分析時，請同時替企業，部門與用戶思考，而不僅是從 HR 的立場與角度思考。
評估的邏輯 – 必要項目與加分項目
必要需求被滿足是最底限，可能需求或廠商提供的其他功能，是加分項目。例如，你要找薪資系統，則薪資計算 100% 符合當地勞動，個人所得稅，保險等法令是最底限。
依據企業狀況調整成必要或加分的項目
企業的組織架構，規章制度，流程走法
- 這三個項目有的企業是剛性無法修改，只能程式配合；有的企業是優化為主，可以配合程式。請特別注意。
法令更新
- 依據法令的變動，系統商可以提供什麼樣形式的更新支援，這個每家公司的底限不同，有的要自動即時更新，有的希望時間到之前有更新即可，有的企業忘記評估這件事情，結果發現系統供應商更新需要 3 個月，而且還不見得派得出人手到客戶公司處理，因此痛下決定更換廠商。
系統是否有其他模組
- 如果系統商的其他模組，可以滿足未來需求，則是有利的加分項目，連貫性與各模組的互動性較佳。企業也可以把此項當成是必要項目。但提醒您，必要需求被 100% 滿足才有意義，不能因為其他模組的考量而妥協。
系統是否可連結企業現有的 ERP 系統
- 如果不行，可能需要請廠商或 IT 撰寫拋轉程式處理，再不行，可能要定期手工匯入。
系統報表提供
- 企業通常需要報表，系統上的報表是否大部分滿足需求，或可以自主化調整運用。
系統導入的時間長短。
- 專業有經驗，服務水準在高標的人事系統公司，導入可以在 2-4 週後開始平行測試。參差不齊的，十個月後還沒有開始平行測試。
系統商的年資與品牌口碑
- 導入系統這件事，HR 花的努力是其次，最怕的是兩三年後發現不合用要更換，剛剛成立的系統商，可能要多考慮；已經在市面多年的，則可多問幾位 HR 朋友實際使用的心得與其優缺點。在各論壇或是人資園地詢問不太準，裡面會有許多業代。
系統費用
- 費用如在企業可負擔範圍內，其實是最小問題，能處理問題，平時使用問題不多，不大，維護快速才是重點。因此費用的折扣與優惠建議為加分項目，而且不應太高。
系統商的內部專家
- 有的系統商在建構系統時，引入法令專家，人資專家的意見，並在導入過程適時提供相關建議，這是極有用的加分項目，但不該是必要項目。但也有人資系統公司，隨意聘僱學歷很高的人資顧問，但細看學歷與背景，會發現學校不曾聽聞，經歷的公司也都是中小企業，須特別注意。
- 有的系統商會提供多元且相關的後續活動，如訓練，講座，教材，客戶分享等加值活動，品質好的可以邀請到極具水準的專業講師。
系統商滿足需求的評估分析圖
找尋系統商不難，在台灣本地以及 Google 其他國家的線上服務機構，可以找到許多表現很好的系統商，依據下圖範例我們可以看出需求被滿足的情況：
| 模組項目 | 考勤薪資 | 所需語言 | 績效管理 | 訓練模組 | 職能評鑑 | 專案管理 | 支援 ERP |
法令 |
報表模組 | 簽核模組 | 廠商年資 三年以上 |
同規模 客戶家數 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 必要需求 | v | v | v | v | ||||||||
| 加分項目 | v | v | v | v | v | |||||||
| 權重比例 | 不可缺 | 不可缺 | 10% | 20% | 不可缺 | 40% | 20% | 不可缺 | 10% | |||
| A 系統商 | v | v | v | v | v | v | v | 等3個月 | v | v | v | |
| B 系統商 | v | v | v | v | 等1個月 | v | v | v | 2家 | |||
| C 系統商 | v | v | v | v | 即時 | v | v | v | 10家 |
雲端 SaaS 系統 VS 套裝系統 On Premise
這幾年雲端 SaaS 訂閱式服務大行其道，是人資朋友值得考慮的選擇，但不見得套裝型的就不佳。雲端有下列優勢（下表由 Peter Pai 提供）：
| 雲端 SaaS |
|
套裝 | ||
| 付費方式 | 月繳，或年繳，不綁約 | 一次付清，有的會綁約 | ||
| 退款保障 | 不滿意可在合約規範時間後停用 | 不滿意無法隨意退款 | ||
| 維護費用 | 以5年來看，約套裝的1/5-1/4 | 各種授權與維護，約軟體費15-20% | ||
| 隱藏費用 | 無 | 主機成本，主機電費，網路專線費，作業系統費，資料庫費，IT人員費，IT人員休假管理 | ||
| 升級費用 | 不須支付 | 須支付 | ||
| 系統維護 與 資訊安全 |
不需要額外照護 | 須專人維護主機，網路環境，檢查病毒，設定防火牆 | ||
| 機房管理 | 各式雲端機房 | 須自行建立機房，不易符合專業需求（有企業因淹水與火災資料主機與備份皆損毀） | ||
| 連線安全 | 一般含安全憑證 | 須自行購買安全憑證 | ||
| 穩定性 | 知名雲端機房的穩定性極高 | 依據設備好壞，管理人員程度影響很大 |
套裝企業內部安裝的優勢有：
- 可以客製化的程度比較高，因為雲端的優勢是即時服務與法令更新，因此大量客製化的難度就高。一套相同系統同時服務多數用戶，效率最佳。
- 有些企業有資安顧慮，擔心人事資料或薪資資料外洩，套裝相對安全。（我問過幾家 SaaS 的系統商，回答是: Office 365 並不會比 Office 2019 危險）
- 不用擔心網路斷線問題。
（以上比較由 Peter Pai 提供）
雲端人資系統的評估方法
以下資訊由 Dalton Hsu 提供
雲端人資系統：功能列表
以下所羅列的項目，基本上就是一個最最基礎人資系統，務必要有的功能， 如果沒有的話，小編真的不知道為什麼公司還會想買啦！🤣🤣🤣
1. 雇主紀錄
2. 員工目錄
3. 組織圖
4. 公司公告
5. 公司行事曆
6. 員工保險薪資單
7. 稅務申報
8. 匯出報表功能
9. 休假管理
10. 出缺勤追蹤
11. 費用請款
雲端人資系統：進階功能
（一）薪資調整
無論你是要稱呼他雲端人資系統、人資軟體還是人資管理系統，在使用計算薪資功能時，務必注意這個人資系統是否能隨著《勞動基準法》的法規調整，而跟著即時升級。最常見到問題就是，人資系統無法跟著法規，變更勞健保扣繳級距，也無法即時更改勞退的級距，這對計算薪資就會是很大的麻煩。
畢竟法規上有規定，就是要依照合約上的發薪日發放薪水，員工是不可能等你慢慢算薪水，遲發薪水更會有法律問題呀！
（二）使用者介面
不要忘記，使用這個人資系統的可是你的員工！因此，更直觀（直覺）的使用者介面，不但有助於提升員工的使用率， 更降低人資單位手把手的教學時間，進而提高員工生產力。
（三）資料存取
與 ERP 系統功能相似，雲端人資系統不但免安裝費， 只要連上網路，即可讓員工透過桌機、 手機，甚至是其他行動裝置使用，方便又快速，因此也是很多人資的新選擇。
（四）功能整合
一套優秀的人資系統，須將各項功能整合，以簡化公司內部工作流程，不然花錢買是花心酸的嗎？🤣🤣🤣 因此，小編會建議各位查看自己公司現在所使用的人資系統，在休假、薪資與請款等功能是否有同步整合。如果沒有，也可以檢視在其他功能的作業時間，是否還是能滿足公司所需。
（五）目標管理
有些公司會希望人資系統的功能，還可以包含目標管理功能，像是自訂團隊目標、讓員工員工自行設定目標（員工自我評量）等，如果公司本身就有引用其他軟體，來進行團隊 KPI 或是 OKR 成效追蹤，人資系統有沒有這個功能，小編是覺得沒這麼重要。
（六）客製化
重點來了，客製化！有些大型公司會有較為複雜的人事處理流程，像需要有線上簽核功能、有些則需要連 wifi 員工才能打卡，因此，所使用的人資系統是否能有一定的彈性，並隨時跟著公司政策調整，當然舉足輕重。建議在一開始評估的時候，就可以把公司的特殊需求列出來，這樣也能更快找到適合公司的人資系統唷！
（七）客戶服務
人資領域所要注意的細節極多，因此，實際使用後是否能享有貼心又即時的客服經理，來協助公司匯入資料、計算薪資當然很重要，是否能即時排解問題，也是要考量的項目！
以上由 Dalton Hsu 補充說明。
總結
上面的範例並不是完整的分析，因每家企業關注的焦點不同，焦點的權重不同，無法列出一個萬用標準。參考上面分享找出適合企業的評估方法，加入 IT 部門與使用者意見，較能提高 HR 做出正確的選擇。精簡三個重點如下：
- 務必釐清企業必要需求，評估審查底限與加分項目，給予權重，算出系統商的初步得分。
- 詢問幾位曾經使用者的口碑。
- 盡量要求試用，甚至是付費試用都可以。試用不是人資就好，內部 IT 人員還有其他內部用戶都要，聽聽他們的想法。
祝福選到合適的系統。
Dalton Hsu 為 Swingvy 雲端人資系統 GM
Peter Pai 為 UP TECH 鼎盛科技雲端人資系統 客戶總監, 依據英文字母排序。
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