朝令夕改?

是什麼原因讓主管難做決策,決策反覆,舉棋不定?你知道如何應對嗎?經常抱怨你的主管有這些現象,或者你就是這樣的主管,連你自己都異常苦惱,不知所措?讓我們一起來探究原因,找出改善方案。

朝令夕改典故 – 教育百科

外部變化型的朝令夕改

當外部環境變化或顧客公司的需求改變,指示改變,導致我方敏捷因應改變,這是理所當然我們坦然接受,一起面對挑戰。

能力不足型的朝令夕改

  • 狀況一,主管自己記憶力不好,事情過多雜亂無章,忘記曾經指示過部屬,或尚未掌握狀況就指派部屬工作,造成『朝令夕改』的標準狀況。
  • 狀況二,主管無能,透過指示,政策繁複變動來擾亂團隊,避免團隊過於優秀突顯自己能力不足的窘境。
  • 狀況三,主管沒有擔當或是專業不足,等於橡皮圖章,上頭要三個方案,回來要下頭準備九個方案,自己沒有專業主見,一有風吹草動就從九個方案一一更換給主管挑選,如上頭從九個其中挑幾個元素組合,回來再次要求部屬準備九個方案。除了浪費大家時間,也極度打擊士氣。幾乎部屬都希望可以直接跟有決定權的主管對談。

狀況一的建議處理,技巧性提醒主管,筆記或是指示後立刻發郵件,留下證據軟性提醒。

狀況二的建議處理,邀請主管舉辦團隊績效提昇工作坊,點出朝令夕改對團隊的問題可能造成主管績效的問題,並使其了解團隊的優秀就是他的優秀,團隊的成績就是他的成績。

狀況三的建議處理,邀請主管『指導』與討論呈報方案的方式,Q&A,上頭問題的因應對策,讓部屬的影響力從被動改成主動,並把功勞掛給主管。

外部變化型與能力不足型的朝令夕改,這些類型的描述,文章與面對方法,在網路上已經有許多作者著墨。接下來我們來看看比較少人觸及的情境。

無能力選擇型的朝令夕改

不知如何選擇 – 在眾多選項換來換去無法定案,或是定案後多次修改。成因較為複雜,我們使用略多篇幅說明。

做決定,也就是選擇,在考試或管顧公司的教材會提到有三種情境,要或不要(接受或是拒絕,是非題),選擇題(單選或是複選題),給於方向或裁示(申論題)。但終歸而言,僅有一個,選擇你要的。

『選擇』三大基礎元素:

  • 環境或人的需求點–掌握到位
  • 選項的資料 – 完整齊全
  • 個人的判斷價值體系–清晰有序

舉一個選擇那個餐廳帶小孩吃生日晚餐為簡單操作的例子。

需求點:小孩喜歡披薩,小孩與家人都沒有意見那一家餐廳,要你決定。

選項資料:方圓5公里內有 A, B, C 三家,A-4 公里,B-3 公里,C-5 公里。網路口碑,A-4.6,B-4.5,C-4.4,一般 4.2 分以上都是值得拜訪餐廳。價格,每人約  A-500元,B-400元,C-380元。

你是近距離導向的人,容易選 B。成本導向的人,容易選 C。口碑導向的人,容易選 A。如果你的判斷價值體系不完整,沒有清楚前後順序,你會發現很難選,當然,隨便選也可以。價值觀順序很重要的關鍵在於當選項的幾個因素接近時,你排序在第一個的價值觀是什麼?第二個是什麼?這些價值觀可以幫助你快速決定:各種價值觀排序清楚,牢固沒有隨意變化時,做相對應的決定(或是選擇)就明快容易。

第二等級的選擇困難狀況

這個比較常見,但個人混亂等級是第二。造成第二等級選擇困難的地方在於做抉擇的人他價值體系不清楚,不完整,遇到選項接近或各有優點時,幾乎無從下手。

解決的方案就是讓決策者把自己的價值體系建構出來,排出清楚的順序,並且忠於該價值觀。

除了第二等級困難狀況,有時有些人員具備清楚的價值觀,平時也經常表達分享這些價值觀讓周遭人員知道,但當選項資料完整時,仍然舉棋不定,猶豫不決,有可能是遇上了

最高等級的選擇困難狀況

表意識跟潛意識的價值觀不一致 – 外在價值觀與內隱價值觀不一致

例如表面上認為環保很重要,但潛意識認為財務收入很重要;表面認為公司體質很重要,內在認為公司短期套利很重要;大腦判斷要選擇個性接近人格良善的配偶,心卻要求要找俊男美女;在外到處呈現自己是好配偶好伴侶,潛意識卻期待外遇;經常鼓吹健康飲食,內在渴望大魚大肉。可舉例的項目極多,讀者可以自行練習,這些項目反之亦然,同等困擾。

這些看似相對的因子如果各自佔據在不同的位置(表意識與潛意識,腦與心…)卻同等份量影響一個人的抉擇,就會產生莫名衝突。表裡與內外價值體系不一致,經常造成某一時刻你會做出 A 決策,在另一時刻做出 B 決策。或是做了這個決定後,部屬去企劃,拿來給你看你又覺得前一個決策更好,讓部屬無所適從,你甚至搞不清楚自己到底想要什麼,什麼重要,什麼優先。

雖是最困難的點,但投入的資源與時間來改變,有可能是最少與最快的。

解決方案是整合自我價值觀。方式其一,找一個資深教練比較有效。或是自己來,步驟:

  1. Google 搜尋企業價值觀,個人價值觀,或你心中現有的,全部盤點出來。列印成一張張卡片。搜尋時加上關鍵字潛意識,表意識,兩類都查。
  2. 找隱蔽安靜的空間。
  3. 安靜下來,深呼吸幾次。
  4. 開始兩兩卡片比較。優先的往前排。認為同等重要的放一起。
  5. 全部比較完之後,可以去運動,沐浴,靜坐,再來一次,這次是從第一名,開始兩兩比較,往後比。
  6. 如時間充裕,兩兩比較可多進行幾次。遇到感覺同等重要時,請進行內在對話。
  7. 把前6張卡片選出來,未來做決策時依據這6個價值的先後次序。
  8. 價值體系可以每半年或是一年檢查重作一次。

這樣操作的目的是讓自己各種價值觀全部一次盤點出來,不要遺漏。接下來找出自己的排序。當價值觀體系完整,有清楚的排序,做決定就會顯得較為輕易了。當我們體認這些因子是我們的一部分。當我們知道 A 很重要,B 也很重要,同時知道 A 與 B 在我們的價值體系中的位置,權重,無法選擇的問題就會消融很多。

第二種方式,當你遇到無法下決定時,利用機會靜下來把各種因子找出來,決定權重。好處是馬上處理;缺點是,平時不建立,緊急時有可能來不及。

第三等級的選擇困難狀況

各選項的資料不齊全。以上面用餐的例子,如餐廳的距離,評價不清楚,僅知道費用,而剛好你是一個評價導向的人,要選擇就會很辛苦,擔心猜錯而得到不想要的結果。

企業的運作決策也是,競爭對手的資訊不明確,市場訊息不明朗,供應鍊的物料預估不精準,招募一位高階主管對其功績無法確認等等,都會導致下決定困難重重。為什麼孫子說戰爭決勝於千里之外,指的就是戰場千里之外運籌帷幄者的資訊掌握重要性,決定性與困難性。

解決方案:花錢購買對的資訊,培養專業人才平日蒐集整理分析資訊,進階作法為透過併購,策略聯盟等獲取其他企業手上擁有的資訊。

第四等級的選擇困難狀況 – 環境或人的需求掌握不到位

這種情況容易發生在沒有經驗,自以為是,過於自信或自大,固執,守舊者。我們做決定是為了讓選擇能夠產生符合價值觀的最大效益,但這個最大效益要由使用者或是整體環境的需求來決定,而不是自己的想像來決定。一個糟糕的例子就是你要選擇員工福利項目,廠商列出了大部分看來很棒的家電商品,但其實員工想要的是健康健身類的服務,因此你在選擇時,下決定的自信就會虛浮。

解決的辦法就是放下身段,透過科學方式,或是足夠的數據,增加你選擇的信心。

透過上述的分析,我們了解到管理者的朝令夕改有幾種形式:

  • 外部變化型的朝令夕改
  • 能力不足型的朝令夕改-記憶力不好,能力不足,沒有擔當,專業不足
  • 無能力選擇型的朝令夕改
    • 最高等級,表意識跟潛意識的價值觀不一致
    • 第二等級,價值體系不清楚
    • 第三等級,選項的資料不齊全
    • 第四等級,環境或人的需求掌握不到位

有留意的讀者,應該發現上文『無能力選擇型的朝令夕改』僅有自我處理方式,沒有提到他人如何應對。因其困難度頗高,除了送此類型主管去送訓,還可分享此文給他,期望他可以自我覺察與改善。更直接作法,提供我們強有利的說明,清晰立場溝通,完整數據,我們一致的價值觀判斷等,來協助大家一起做決定。

改善或減少朝令夕改的管理習慣,首先要了解成因再找出對應方案。具備上述情形或傾向者,建議先了解自我,練習改善後重新選擇!