您剛剛完成了年度員工敬業度調查 – 耶!

但接下來怎麼辦?

很多時候,員工調查結果在沒有明確授權或行動方針的情況下就歸於塵土。結果,員工敬業度仍然停滯不前,或者更糟的是,甚至下降。

如果您不打算根據調查結果採取行動,那麼調查就沒有意義。您的調查的價值取決於它所激發的行動。

依據調查回饋採取行動的企業,其員工在下一年保持敬業度的可能性要比沒有執行的企業高出 12 倍。

我們需要採取深思熟慮的方法來理解、驗證和改進調查結果,積極回應反饋,確保員工在塑造工作場所體驗時感到被傾聽、被重視和有影響力。

員工敬業度行動計劃可以幫助您的團隊識別和討論推動敬業度的因素,並致力於做出能夠對您的員工和業務產生影響的變革。您的行動計劃要求每個人都有責任推動工作並讓工作變得更好。

行動計劃不能推給 HR 全權去負責!每個人都需要關注與執行此任務,包括領導者、管理者和員工本身。

通過擁抱持續改進的文化,組織才可以釋放更多的員工潛力並全面提高員工的敬業度。

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什麼是員工敬業度行動計劃?

將敬業度行動計劃視為敬業度的戰略指導藍圖。它根據敬業度調查分析的結果,描述團隊認為有助於提高敬業度的具體行動方案和活動。

員工敬業度行動計劃可幫助企業從調查結果轉變為可衡量和可監控的切實改進。

員工敬業度行動計劃通常包括:

  • 基於敬業度調查結果的關鍵領域
  • 推動進步的具體目標
  • 實現這些目標所需的行動步驟
  • 誰負責實施行動步驟以及何時實施
  • 預期成果和衡量進展的指標

為什麼要制定員工敬業度行動計劃?

不到一半的員工表示,他們的組織根據他們提供的回饋做出重要的改變。

考慮到員工敬業度調查通常需要投入不少的時間、精力和資源,這一點雖然不令人震驚,但非常令人擔憂。

員工敬業度行動計劃有助於確保您的調查結果不會浪費。他們幫助您的組織:

  • 及時、透明地解決員工的問題和疑慮
  • 推動積極變革,改善員工體驗
  • 提高員工敬業度和留任率
  • 提高員工績效和影響力
  • 加強團隊內部和團隊之間的溝通與協作
  • 授權經理和團隊掌控人員的參與程度
  • 展現對員工福祉與關懷的承諾

制定員工敬業度行動計劃的 5 大步驟

1. 查看您的員工敬業度調查結果

要制定行動計劃,必須先了解在強化員工體驗方面什麼是有效的,什麼是無效的。

這意味著需要深入研究調查結果,對比數字變化,以發現您組織的優勢和劣勢,並確定需要改進的領域。

管理者需要與團隊一起審查結果。如果敬業參與度分數低於預期,請不要擔心。

調查的目的不是讓您的組織看起來不錯,而是幫助它做得更好。

少關注分數,多關注您收到的員工回饋。注意結果中的任何主題或模式。使用評論將分數放在上下文中,並找出您在某些指標上得分較低的原因。換句話說,將回饋放在前進的藍圖中。

2. 選擇您的重點領域

完成分析後,就該決定應將精力與資源集中在哪裡。

審查數據並列出關鍵重點領域以進一步探索。這些重點領域將成為您集思廣益的可操作要點的起點。

從兩到三個重點領域開始。根據即將產生的影響程度以及需要付出多少努力來討論優先事項。需要考慮的幾個問題:

  • 我們可以通過簡單的改變來改善哪些結果?
  • 哪些調查問題對參與度影響最大?
  • 任何項目都可以歸入一個主題嗎?
  • 我們得分最低的領域是什麼?

請記住:您的努力重點應該由團隊決定。這可以確保您對最終承諾進行更多投資並承擔更多責任。

3. 集思廣益潛在的行動項目

接下來,創建分配給您確定的每個目標區域的焦點小組。焦點小組將共同討論可能影響每個項目得分的因素,確定解決這些問題時可能遇到的挑戰,並集思廣益解決方案。

這是製定成功的員工敬業度行動計劃的重要一步,因為調查問題的分數只能告訴您這麼多。讓您的團隊聚集在一起討論正在發生的事情將幫助您更有效地確定工作目標。

不要像對待任何舊會議一樣對待這些焦點小組。尋找方法來促進創造性和開放的對話——也許可以使用一些設計思維的原則。這有助於團隊挑戰假設,融入多元化的想法,並將問題重新定義為機會。

記錄討論的一個簡單方法是為每個焦點項目概述以下內容:

  • 我們在這個領域如何奮鬥?
  • 您認為我們為什麼在這個領域舉步維艱?
  • 我們的團隊或組織做了什麼來幫助或損害這個結果?
  • 在理想的未來,這會有何不同?

接下來,將這些想法轉化為要點。

查看討論筆記並開始集思廣益,討論如何改進每個重點領域。列出盡可能多的想法,然後討論小組最喜歡哪些想法。您應該至少找到一些可以採取行動的解決方案。

4. 承諾採取行動

現在您已經確定了最佳解決方案,是時候致力於實施您的員工敬業度行動計劃了。這是至關重要的一步,因為您需要讓團隊成員承擔責任,才能看到對敬業度的長期影響。

如果沒有明確的承諾和責任,大多數人的努力將隨著時間的推移而失敗,因為他們失去動力或全年被其他優先事項分散注意力。在定義行動計劃時,請務必包含以下文檔:

  • 您承諾的具體行動
  • 誰是負責的人
  • 截止日期和時間表
  • 如何衡量成功
  • 進度報告的時間表

通過清楚地概述行動步驟以及誰對結果負責,您可以確保您的計劃不會落空。

5. 溝通進展情況

也許創建和實施員工敬業度行動計劃最重要的部分是定期溝通。與您的員工分享調查結果和您的最終行動計劃。

與團隊合作,制定針對您承諾的行動和希望實現的結果的團隊目標。公開這些目標是一種簡單但有效的方法,可以讓團隊對結果負責、衡量進展並分享成功。

隨著幾周和幾個月的過去,一定要跟進那些承諾採取具體行動的經理和員工。在團隊會議和市政廳中提供進度更新,以幫助全年將參與度放在首位。

專業提示:全年定期進行脈搏調查,以檢查員工情況並了解經理對其團隊的跟進情況。

讓您的團隊更輕鬆地制定員工敬業度行動計劃

為了看到結果,您需要您的領導者支持行動計劃。為了讓他們接受,你需要讓他們輕鬆地:

  • 了解團隊的敬業度結果
  • 促進圍繞參與度的團隊對話
  • 承諾採取行動

 

執行員工敬業度行動計劃的 5 項重點工作

為了讓領導者和經理,人資部門可以輕鬆地執行員工敬業度行動計劃流程。建議企業做到:

 

1. 為部門主管製作團隊敬業度報告

目標是幫助管理者掌握該團隊的敬業度調查狀況,並製定行動藍圖。幫助他們超越數字並能夠專注於對敬業參與度真正重要的事情。

團隊報告有助於根據團隊結果提升關鍵項目和盡早完成行動方案。它讓團隊圍繞在提高敬業參與度富有成效的對話氛圍中。

團隊報告建議要包括:

  • 調查結果摘要
  • 團隊與組織相比如何
  • 高影響力的問題在哪裡
  • 基於團隊結果的關鍵建議
  • 團隊行動方案

 

2. 需專注的重點領域、初始項目和行動

您的經理和團隊不是經過訓練的人力資源分析師。

您需要調查分析工具來幫助您的團隊快速輕鬆地識別關鍵見解。這有助於確保他們花更少的時間進行分析,而將更多的時間花在對結果採取行動上。

初始員工調查分析包括可幫助您輕鬆識別以下項目:

  • 最高好感度
  • 最低好感度
  • 與組織相比最強的好感度

敬業度的驅動因素因團隊而異。智能洞察有助於表明可以為組織帶來更大影響的關鍵重點領域。

只需單擊任何調查項目,您就可以查看相關的討論啟動項或將行動項目添加到行動計劃中。它使管理者和團隊可以輕鬆準確地了解應該慶祝什麼以及需要改進什麼。

 

3. 結構化且易於理解的行動規劃

如果不採取行動,您的調查結果就毫無意義。

如果您不根據員工提供的回饋採取行動,他們就不太可能繼續提供真實的回饋與建議,溝通因此中斷。

結構化的行動計劃流程可以幫助您促進討論、決定下一步行動並跟踪進度。

提供行動規劃工具,幫助團隊識別並致力於持續的行動。您可以輕鬆地將關鍵調查項目添加到行動計劃中,與團隊討論潛在的行動,並引入受我們的行動庫啟發的行動。

當管理者和團隊致力於持續的行動和對話時,它有助於在整個組織中創造更有意義的共享體驗。員工感到更加投入於行動,並感到被傾聽和重視。

 

4. 協助員工提高敬業度

員工是敬業度調查與改善活動中的主角。調查報告應幫助員工了解他們如何根據自己的敬業度結果採取行動。

個人貢獻者可以查看自己與組織中其他人的比較情況,並查看改進建議。

建議報告須包含幫助員工改善自己工作體驗的項目。這有助於人力資源和領導者在整個組織中分散變革和提升敬業參與度的責任。

 

5. 將投入和行動方案放在首位

許多組織在敬業度調查後都會執行行動計劃流程。但很少有人能成功地將敬業度行動方案作為全年的首要任務。

記得,以敬業度為中心主題的一對一討論與訪談,有助於管理者提高工作效能,並保持圍繞敬業度的對話持續發酵,並容易操作。這些持續的對話可以幫助經理和團隊在調查結束後很長時間內,繼續討論敬業度行動承諾的進展情況。

部門主管建議安排的定期一對一會議。經理可以為每次對話和員工設置所需的節奏、時間和長度。這節省了每個人的管理時間,並有助於簡化每次對話的規劃。

經理和員工還可以從智能主題中受益,它會建議適合團隊參與的主題。這會帶來更有意義的對話,並在管理者和團隊之間建立聯繫。

最後,經理和員工可以使用行動項目來幫助員工在一對一的情況下保持有組織的筆記和想法。這可以實現更有效的後續行動。經理和員工可以輕鬆跟踪一段時間內的主題,並與當前的優先事項保持一致。

 

翻譯潤飾自 Quantic Business Blog

發佈於 2023 年 6 月 9 日 Kristin Ryba

 

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